10.06.2014
Projektmanagement
Von: Stefan Waldhauser

Hybrid-Ansatz: Kommentar von Stefan Waldhauser, Alfresco

Erfolgreiches Projektmanagement

Kommentar von Stefan Waldhauser, Director Alfresco Business Solutions, über die Überwindung von Datensilos im IT-Projektmanagement


„Erfolgreiches Projektmanagement bemisst sich nicht nur am Ergebnis“, betont Stefan Waldhauser, Director Alfresco Business Solutions.

Die Suche nach bestimmten Informationen innerhalb eines Projektes gestaltet sich oft als wahrer Hindernislauf. Projektdaten, Dokumentation, Projektwissen und die dazugehörigen Dateien sind weit verstreut. Nur mit dem richtigen Riecher und dem richtigen Vorwissen lassen sie sich aufspüren. Der Grund: Die IT-Hersteller sind in ihren Lösungen viel zu spezialisiert. Dies führt zu einer sehr fragmentierten Datenhaltung. Ein Teil befindet sich im System für klassisches Projektmanagement (PM) oder Projekt-Portfolio-Management, ein Teil im Tool für agiles Projektmanagement. Der Großteil der relevanten Inhalte aber liegt verstreut über mehrere Netzlaufwerke, in E-Mail-Ordnern, Dokumenten-Management-Systemen, Dropboxen oder andere Fileshare-Systemen.

Idealerweise wäre aber, die Dokumentation von Entscheidungen, Spezifikationen mit der vollen Versionshistorie, die Entwicklung von Anwendergeschichten, Change Requests, projektrelevante E-Mails sowie technische Dokumentation und Benutzerhandbuch an ein und demselben Ort zu haben. Denn ganzheitliches Informationsmanagement ist bei der zunehmenden Daten- und Dokumentenflut im Büro-Alltag 2014 wichtiger denn je. Um dem Herr zu werden, wird bereits für mittelständische Unternehmen ein zentrales Repository zunehmend unverzichtbar, in dem sich sowohl aktuelle Sachstände als auch abgeschlossene Projekte nachvollziehen lassen. Dies gilt nicht zuletzt, weil immer mehr regulatorische Anforderungen zu erfüllen sind und deren Einhaltung auch nachzuweisen ist. Ein entsprechendes Records Management gewinnt daher ebenfalls an Bedeutung.

Im Projektmanagement bedarf es also integrierter Ende-zu-Ende-Lösungen für sämtliche relevante Informationen. Dabei ist es wichtig, den Zugang sowohl für Mitarbeiter im Unternehmen wie auch für externe Projektmitarbeiter, etwa Berater oder Entwickler, abgesichert zu ermöglichen und vor allem zu kontrollieren. Mithilfe von Hybrid Content Management erhalten sie über eine Projektsite in der Cloud Zugang zu ausgewählten Dateien, die sie ansehen und auch bearbeiten können. Die Änderungen werden laufend in das zentrale Projekt-Repository zurücksynchronisiert. Benötigt der externe Mitarbeiter den Zugang zu einem Dokument nicht mehr, wird es mit einem Klick von der externen Site entfernt. Mit diesem Hybrid-Ansatz stellen die Projektverantwortlichen die volle Kontrolle über ihre Inhalte sicher.

Keine Zukunftsfantasie

Für jeden Projektmanager sind zudem E-Mails ein rotes Tuch. Denn sie enthalten oft Diskussionen und Entscheidungen, die abseits der Projekttools geführt werden. Außerdem eröffnen fälschlich weitergeleitete vertrauliche Dokumente zusätzliche Sicherheitsrisiken oder sie sorgen einfach „nur“ für Verwirrung durch mehrere in Umlauf befindliche Versionen, was zu Missverständnissen und Mehraufwand führt. Diese fehlerträchtige mailbasierte Collaboration wird überflüssig, wenn man mit allen Beteiligten eine gemeinsame Projektsite in der Cloud nutzt, die Versionen verwaltet und mit dem zentralen Unternehmens-Repository synchronisiert wird.

Dies alles ist keine Zukunftsfantasie. Es ist heute möglich, ganzheitliche Systeme für die Projektarbeit zu erstellen, indem man herkömmliche PM-Systeme mit Dokumentenmanagement verbindet. Dank Standardschnittstellen wie CMIS (Content Management Interoperability Services) ist dazu kein großer Entwicklungsaufwand nötig. Etabliert man dann noch eine automatisierte Archivierung von Projekt-E-Mails, entsteht ein zentraler Ort für alle Projektinformationen. Dies macht die übergreifende Suche über alle Informationen und mehrere Projekte hinweg möglich und schafft so einen Mehrwert.

Erfolgreiches Projektmanagement bemisst sich nicht nur am Ergebnis. Wichtige Faktoren sind Effizienz, Terminsicherheit, Klarheit und Durchblick. Die nötige Information zu jedem Zeitpunkt während des Projekts – und nach Abschluss – schnell verfügbar zu haben, ist entscheidend. Niemand hat heute mehr Zeit, lange zu suchen. Es ist also höchste Zeit, den Hindernislauf durch die Systeme zu beenden.


Aktuelle Ausgabe 12/2014

Titelinterview
mit Mirko Hoffmann, Vertriebsleiter bei Stulz

Titelthema
RZ-Infrastrukturen: Rückbau von Rechenzentren

Strategie
IT-Markt: Globaler Wettbewerb der IT-Industrie

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