Automatisierung spart Zeit und Kosten

Durch ganzheitliche Sicht und einen hohen ­Automati­sierungsgrad lässt sich das Lizenzmanagement in ­Unternehmen vereinfachen und so der Arbeitsaufwand minimieren.

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Softwarelizenzen korrekt zu managen, bereitet IT-Managern oftmals schlaflose Nächte: Steht z. B. eine Auditierung durch den Hersteller an, würde sich manch ein Lizenzverantwortlicher wünschen, alle nötigen Zahlen, Verträge und Lizenzen auf einen Klick verfügbar zu haben. Denn nur so kann er kostenintensive Überlizensierung wie strafbare Unterlizensierung vermeiden und dies mit einer im besten Falle einwandfreien Lizenzbilanz sofort belegen. Mit dem aktuellen Trend zur Zentralisierung der IT in globalen Konzernstrukturen ist dies ein wichtiges Thema.

Großunternehmen investieren durchschnittlich bis zu 42 Prozent des IT-Budgets für den Kauf von Software, dazu summieren sich Wartungs-, Service- und interne Personalkosten. Doch trotz dieses großen Kostenblocks kann kaum ein Unternehmen auf Anhieb Auskunft geben, wie viel und welche Software es genau einsetzt. Meist fehlen die Prozesse für ein durchgängiges Software Lifecycle Management, und neben der IT-Abteilung müssen Fachabteilungen und Einkauf integriert werden. Daher scheuen viele Firmen – auch aus Angst vor Unterlizensierung – das „heiße Eisen“ Lizenzmanagement: „Zu aufwendig und zu komplex“, hört man aus der IT-Abteilung. Doch passende Tools, die nicht nur die Softwarenutzung messen, sondern das Thema Lizenzmanagement ganzheitlich samt Best-Practice-Tipps zu den Prozessen angehen, bringen in der Regel rasche und gute Ergebnisse. Denn die Erfahrung zeigt, dass in vielen Bereichen oft Überlizensierungen nachgewiesen und damit zwischen 15 und 30 Prozent der Kosten eingespart werden könnten.

Neue Verteilungsdimension

Bei anderen Aufgaben, z. B. dem Fuhrparkmanagement, weiß ein Unternehmen meist genau, welche Fahrzeuge wo, wie lange und zu welchen Konditionen eingesetzt sind. Dies müsste beim Thema Software ebenso gelten: Denn Software ist ein teures und zudem urheberrechtlich geschütztes Gut, das durch die neuen technischen Kanäle wie Cloud, SaaS und Hosting noch eine neue Verteilungsdimension erhält. Da auch hier das Lizenzrecht einzuhalten ist, sind präzise Aussagen zu Software- und Lizenzbestand immer wichtiger. Ein gutes Lizenzmanagement (SAM) berücksichtigt die IT-Assets (der Hard- und Software), Lizenzen, Verträge und die tatsächliche Nutzung der installierten Software. Dabei erwarten die Lizenzmanager von der eingesetzten Lösung vor allem korrekte und schnelle Ergebnisse. Dies bietet nicht nur Rechtssicherheit und spart Kosten, sondern erleichtert zudem geplante Migrationsprojekte oder anstehende Mergers & Acquisitions organisations- wie ausgabenseitig.

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Undurchsichtige Lizenzmodelle

Lizenzmanagement kann man optimalerweise nur multiperspektivisch angehen, davon wissen die IT-Manager ein Lied zu singen – und diese vermeintliche Komplexität schafft dem Thema einen schwierigen Ruf. Denn es muss nicht nur die bestehende Software gemessen und inventarisiert werden (sog. Metering), sondern vor allem deren praktische Nutzung dokumentiert sein. Mit diesen Daten verknüpft werden die Softwarelizenzen und -verträge, auch unter Berücksichtigung der verschiedenen, zugegebenermaßen oft undurchsichtigen Lizenzmodelle. Die Auswertung muss daher sehr flexibel regelbasierende Definitionen von Lizenzpakten der unterschiedlichsten Hersteller zulassen. Mit einem aussagekräftigen, transparenten Reporting wird die aktuelle Lizenzsituation angezeigt in Abgleich mit Kennzahlen und deren Schwellwerten sowie automatischem Alerting.

Die wesentlichen Bestandteile eines Software-Lifecycle-orientierten Lizenzmanagements sind also nicht nur die Inventarzahlen, sondern vor allem die dahinter liegenden Nutzungsangaben, Verträge und komplexen Lizenzmodelle sowie die virtuellen Varianten. Eine gute Lizenzmanagementlösung bietet die genannten Features und ist zusätzlich angereichert mit intelligenten Routinen und einem selbstlernenden Softwarekatalog: Dieser hohe Automatisierungsgrad entlastet den Lizenzmanager und erleichtert das Arbeiten entscheidend, sobald zügig präzise Zahlen genannt werden müssen. Die Automatisierungsmechanismen sparen Zeit und Kosten, vermeiden Fehlerquellen und minimieren den Arbeitsaufwand. Wichtig ist dabei, dass die marktüblichen verschiedenen Lizenzmodelle – client- wie serverseitig – mit Anzahl User, per Seat, per User, Named Seat, Named User, usw. Instanzen, CALs, gestattete Mehrfachinstallationen, Downgrade-Rechte u. a. berücksichtigt werden.

Detailliertes Auslesen

Gerade beim Serverlizenzmanagement ist ein detailliertes Auslesen der Informationen unabdingbar, denn daraus können Vorschläge für Lizenzmodelle generiert werden, die im kostenintensiven Serverbereich großes Einsparpotenzial aufzeigen. Verfügbare, aber nicht genutzte Lizenzen sollten problemlos in einen Lizenzpool überführt werden können, um sie von dort aus automatisch und lizenzrechtlich einwandfrei in anderen Abteilungen nutzbar zu machen. Hochautomatisierte Lösungen, wie z. B. die Miss Marple Enterprise Edition von Amando Software (ehemals Adlon), basieren in der Regel auf einer integrierten Lizenzdatenbank, die tausende Lizenzprodukte der weltweit führenden Hersteller kennt und auch die Schnittstellen zu deren Systemen hat.

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Das Thema Lizenzmanagement lässt sich also durch  hohe Automatisierung vereinfachen und birgt gleichzeitig finanzielle Vorzüge: Erfahrungen zeigen, dass sich mit einem gelungenen Lizenzmanagement nicht nur die Softwarekosten senken, sondern auch die Beschaffungsaufwände reduzieren lassen, z. B. durch ein aktuelleres, verlässlich zahlenbasiertes Lizenzmodell oder durch den Abbau von Wartungsverträgen für nicht mehr genutzte Programme. Dies wird vor allem interessant beim Lizenzmanagement in Großkonzernen, wo nicht nur verteilte Standorte und Organisationsbereiche Berücksichtigung finden müssen, sondern die Zahl der Softwareprogramme, deren Nutzung und damit die Beschaffung entscheidend optimiert werden können. Der ROI einer Lizenzmanagementlösung selbst beträgt weniger als zwölf Monate.

 

Merkmale einer guten ­Lizenzmanagementlösung

• Ganzheitlicher Ansatz
•  Hoher Automatisierungsgrad
•  Automatisiertes Serverlizenzmanagement
•  Große Lizenzdatenbank mit Lizenzmodellen der gängigen Hersteller
•  Systemübergreifend mit vielen Schnittstellen zu ­Drittsystemen
•  Selbstlernender, intelligenter Softwarekatalog
•  Lizenz-Pooling
•  Mandatenfähigkeit, Mehrsprachigkeit

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Lizenzsünder wider Willen

Die meisten Unternehmen beabsichtigen nicht, illegale Software zu verwenden oder gegen ihre Lizenzvereinbarungen zu verstoßen. Eine Kombination aus schlechter Planung, unzureichenden IT-Richtlinien oder auch nur mangelnder Aufmerksamkeit bringt jedoch viele unfreiwillig mit Lizenzbestimmungen in Konflikt. Um ungewollte Urheberrechts- und Lizenzverstöße zu vermeiden, sollten Unternehmen folgende Hinweise beachten:
Softwarebestand überprüfen: Im Falle einer Fusion oder Übernahme sollte aufgrund möglicher sich verändernder Lizenzanforderungen der Softwarebestand überprüft werden.
Aufmerksamkeit schenken: Gerade durch die vielfältigen Herausforderungen eines Unternehmenswachstums wird der Bereich Softwarelizenzierung oft übersehen.
Sichere Quellen nutzen: Wenn Unternehmen neue Geschäftsbereiche eröffnen und neue Märkte erschließen, ist es oft notwendig, entsprechende Software zu beschaffen, die über vertrauenswürdige Quellen bezogen werden sollte.
Schriftarten lizenzieren: Bei der Nutzung von Schriftarten wird oft übersehen, dass auch diese geistiges Eigentum und damit lizenzierungspflichtig sind.
Softwareversion kontrollieren: Jedes Unternehmen muss sich sicher sein, die korrekte Version der benutzten Software erworben zu ­haben.
Onlineanbieter überprüfen: Es ist wichtig, vor einem Onlinekauf den Anbieter zu überprüfen, besonders wenn dies der erste Kontakt mit dem Unternehmen ist.
Externe Partner überprüfen: Um jedes Geschäftsrisiko zu minimieren, sollten Kooperationen auch vom Ruf des potenziellen Partnerunternehmens abhängig gemacht werden.
Verantwortung übernehmen: Leitende Angestellte bis hinauf in die Manager- oder Inhaberebene sollten sich nicht darauf verlassen, dass die Softwarelizenzierung automatisch von den IT-Verantwort­lichen betreut wird.
Kein Risiko eingehen: Oftmals produzieren Kriminelle eine derart hohe Qualität, dass eine vielleicht nur geringfügig günstigere Fälschung vom Anwender nicht als problematisch identifiziert werden kann.
Nachweisbarkeit sicherstellen: Unternehmen sollten alle Software-käufe lückenlos nachweisen und zurückverfolgen können.
Überblick behalten: Eine Richtlinie oder technische Lösung zur Vermeidung nicht autorisierter Softwareinstallationen durch Mitarbeiter kann dazu beitragen, Überblick über den Softwarebestand zu behalten.

Quelle: Georg Herrnleben, Director Zentral-, Osteuropa, Naher Osten und Afrika, Business Software Alliance; www.bsa.org

 

Bildquelle „Quartzuhr“: © Benjamin Klack/pixelio.de

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