Zentrale Verwaltung

Interview mit Matthias Becker, EDV-Leiter des SOS Kinderdorf e.V., über seine ­Anforderungen an ein neues IT-Asset-Management

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Die zentrale IT-Verwaltung des SOS Kinderdorf e.V. mit Hauptsitz in München entschloss sich im Oktober 2009, im Bereich des IT-Asset-Management die bisher genutzte Softwarelösung durch ein neues Produkt zu ersetzen. Die neue Lösung sollte vor allem die IT-Inventarisierung und das Beschaffungsmanagement für die Hauptverwaltung, 15 SOS-Kinderdörfer sowie zahlreiche Jugendhilfen, Dorfgemeinschaften, Ausbildungs-, Mütter- und Beratungszentren in ganz Deutschland ­flexibler gestalten. Die Entscheidung
fiel letztendlich auf die IT-Management-Software „Asset.Desk“ der FCS Fair Computer Systems GmbH aus Nürnberg. Matthias Becker berichtet über die Hintergründe dieser Entscheidung, den derzeitigen Einsatzbereich des Systems und sein Fazit nach einem Jahr Betrieb der Software.

IT-DIRECTOR: Herr Becker, warum haben Sie sich für ein neues IT-Asset-Management entschieden?
M. Becker: Wir hatten seit mehreren Jahren eine Lösung im Einsatz, die unseren gestiegenen Anforderungen schlichtweg nicht mehr genügte. Uns fehlte die Möglichkeit, flexible Reports aus den Unmengen unserer gesammelten Daten zu generieren. Daher konnten wir unmöglich einen wirklichen Mehrwert aus den Inventardaten erzeugen.

Darüber hinaus war es das erklärte Ziel, eine Integration in Prozesse zu schaffen. Wir wollten einen einheitlichen Verwaltungsprozess von Geräten etablieren, aber gleichzeitig sollte eine dezentrale Pflege der IT-Assets in den einzelnen Einrichtungen, die sich über ganz Deutschland verteilen, dennoch möglich sein. Diese Anforderungen machten es unumgänglich sich nach Alternativen umzusehen. Dieser Auswahlprozess dauerte mehrere Jahre, wobei wir zahlreiche Lösungen getestet haben. Die einzige Lösung, die diese Möglichkeiten bot, auf eine offene Datenbank aufsetzte und noch dazu bei Anschaffungs- und Einführungskosten für uns vertretbar war, war Asset.Desk.

IT-DIRECTOR: Nach welchen Maßstäben haben Sie  die neue Lösung letztlich ausgewählt?
M. Becker: Neben den bereits erwähnten Funktionen, wie umfangreiche Reports generieren zu können und das Reporting selbst um eigene Reports erweitern zu können, war die Autonomie unserer einzelnen Einrichtungen ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl der Anwendung. Am Hauptsitz in München wollten wir jederzeit einen zentralen Blick auf deren IT-Landschaft haben. Gleichzeitig sollten die einzelnen Kinderdörfer in Deutschland aber die Möglichkeit erhalten, ihre lokalen IT-Assets selbst zu verwalten. Alle Informationen sollten am Ende  gebündelt vorliegen und uns schließlich zur zentralen Kontrolle und Auswertung bereit­stehen.

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Neben diesen harten Fakten sprach für diese Lösung, dass Entwicklung und Support direkt in Deutschland angesiedelt sind. Wir mussten Asset.Desk nicht über einen zwischengeschalteten Vertrieb beziehen und haben einen direkten Ansprechpartner beim Hersteller in Nürnberg. Der offene MS SQL Server Standard und die Entwicklung der Lösung mit der .Net-Technologie haben uns zudem überzeugt. Die Software ist modern und zukunftsfähig gestaltet. Unsere alte Lösung konnten wir einfach nicht in unsere IT-Prozesse einbinden.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Haupteinsatzfelder der gewählten Lösung?
M. Becker: Ein Schwerpunkt liegt sicherlich in der flächendeckenden und bundesweiten Verwaltung von IT-Assets, insbesondere unserer Hardware. Derzeit nutzen wir die Software vor allem für unser Verwaltungsnetz in ganz Deutschland. Ein Ausbau auf sogenannte „Maßnahmennetze“ der einzelnen Niederlassungen ist aber für die Zukunft definitiv in Planung. Unser erklärtes Ziel ist es, langfristig unser komplettes Inventar in dem System abzubilden.
Ein zweiter zentraler Aspekt ist der Einsatz im Bereich des Bestellwesens.

Alle unsere Bestellvorgänge laufen heute über die Lösung, obwohl wir zunächst geplant hatten, den Bestellprozess in unser Dokumenten-Management zu integrieren. Nachdem Asset.Desk aber die Möglichkeit bietet, Angebotsanfragen, Bestellungen, zugehörige Wareneingänge sowie Reklamationen lückenlos abzubilden, war es keine schwere Entscheidung, der Anwendung den Vorzug vor dem DMS zu geben. So führen wir das Bestellwesen mit der Inventarverwaltung gekoppelt in der Configuration Management Database (CMDB) der Software.

IT-DIRECTOR: Wie zufrieden sind Sie nach einem Jahr Einsatz mit Ihrer Entscheidung?
M. Becker: Es war definitiv eine gute Entscheidung – zum einen das alte System abzulösen und zum anderen sich für Asset.Desk entschieden zu haben. Nicht nur, weil die Software alle unsere Anforderungen erfüllt, sondern auch, weil sich die Zusammenarbeit mit dem Hersteller von Anfang an angenehm gestaltet hat. Angefangen bei der Einrichtung der neuen Software über die Übernahme der vorliegenden Altdaten aus dem bestehenden System bis hin zu den erbrachten Beratungsleistungen. Auch wenn heute Fragen oder Probleme auftreten, reicht ein Griff zum Telefon oder eine E-Mail und wir haben unsere gewohnten Ansprechpartner an der Hand, die uns weiterhelfen.

 

SOS Kinderdorf e.V.
Der SOS Kinderdorf e.V. ist ein privates, politisch und konfessionell unabhängiges Sozialwerk. Im weltweit tätigen Dachverband SOS-Kinderdorf International ist der SOS-Kinderdorf e.V. mit seinem Hauptsitz in München einer der großen Fördervereine, die das Engagement finanziell unterstützen und aktiv mitgestalten. In SOS-Kinderdörfern rund um den Globus werden in Entwicklungs- und Schwellenländern meist Waisenkinder betreut, die beide Elternteile verloren haben. In Industriestaaten kümmern sich die SOS-Kinderdorf-Mütter und -Väter vorwiegend um ­„Sozialwaisen“, deren leibliche Eltern die Erziehung nicht ­wahrnehmen können.
Im Internet: www.sos-kinderdorf.de

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