Das Druckvolumen im Griff

Viele Dokumente werden unnötig gedruckt. Mit ein paar Tricks können Unternehmen das Druckvolumen einfach reduzieren – und damit Kosten einsparen.

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Es liegt in der Natur der Sache: Bestimmte Abteilungen in Unternehmen haben ein höheres Druckaufkommen als andere. Laut einer europaweiten Studie, die Ipsos für den Druckerhersteller Lexmark erhoben hat, sind die Mitarbeiter im Bereich „Logistik“ klare Spitzenreiter. Sie verbrauchen mit bis zu 48 Seiten pro Tag mehr als die Hälfte mehr Papier und Tinte als der Unternehmensdurchschnitt. Dieser liegt derzeit bei 32 Seiten. Auch in Sekretariaten und Personalabteilungen herrscht mit durchschnittlich 39 DIN-A4-Seiten pro Tag und Mitarbeiter reger Druckbetrieb, dicht gefolgt vom Finanz- und Rechnungswesen mit 38 Dokumenten. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilungen hingegen drucken mit rund 21 Seiten pro Tag nicht einmal halb so viel wie die Logistik.

In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, digitale Dokumente auszudrucken wie beispielsweise aus rechtlichen Gründen oder zur Weitergabe ausgewählter Informationen. Es gibt jedoch auch zahlreiche Unterlagen, die schlichtweg unnötig gedruckt werden. So gaben die Mitarbeiter der Logistikabteilung an, dass sie ein Fünftel der gedruckten Seiten tatsächlich gar nicht brauchen. Auch in IT-Abteilungen landen durchschnittlich etwa neun Seiten pro Tag direkt im Papierkorb. Die Geschäftsleitung und die Personalabteilung folgen mit acht Seiten pro Tag dicht dahinter. Diese hohe Zahl an unnötigen Ausdrucken verursacht nicht nur hohe Kosten. Auch aus Rücksicht auf die Umwelt lohnt es sich, das eigene Druckverhalten kritisch zu hinterfragen. Doch wie lässt sich langfristig die Zahl der Ausdrucke im Unternehmen minimieren?

Die Mitarbeiter sensibilisieren

Zunächst einmal ist es wichtig, die Mitarbeiter für dieses Thema zu sensibilisieren und neue, ressourcenschonende Arbeitsabläufe zu etablieren: Doppelseitige Ausdrucke verringern z.B. den Papierverbrauch um bis zu 50 Prozent. Diese Funktion lässt sich auch standardmäßig bei allen Geräten einstellen, was bei einem Drittel der Befragten (34 Prozent) im Unternehmen bereits der Fall ist. Einsparpotential bietet auch die Druckvorschaufunktion: Sie ermöglicht es, fehlerhafte Druckaufträge vor dem Drucken am Display zu löschen. Ebenso helfen Multifunktionsgeräte dabei, Zeit und Geld zu sparen. Indem sie gleich vier Arbeitsschritte – drucken, kopieren, scannen und faxen – zusammenführen, lassen sich Arbeitsläufe einfach optimieren. So können beispielsweise gescannte Dokumente direkt an verschiedene Ziele wie Netzwerkordner oder Anwendungen zur elektronischen Datenablage geschickt werden.

Unternehmen sind zudem gut darin beraten, ihre bestehende Druckerinfrastruktur sowie entsprechende Vorgaben und Arbeitsabläufe auf ihre Effizienz hin zu überprüfen. Indem sie die Druckeranzahl reduzieren und Authentifizierungsmaßnahmen wie Smartcards oder PINs einführen, haben sie ihren Druck-Output besser im Griff und wirken unnötigen Ausdrucken entgegen. So können die Mitarbeiter, nachdem sie sich am Drucker authentifiziert haben, initiierte, aber nicht mehr benötigte Ausdrucke stornieren. Druckaufträge, die der Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht durchführt, werden gelöscht. Laut Ipsos haben bereits 15 Prozent der Befragten ihre Druckerflotte verkleinert und elf Prozent setzen Smartcards oder PINs ein.

Den Geldbeutel schonen

Externe Spezialisten unterstützen Unternehmen dabei, ihre Output-Infrastruktur zu optimieren. Papierintensive Geschäftsprozesse werden dabei identifiziert und effizienter gestaltet, so dass sich die Mitarbeiter stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Die Leistungen reichen von der Steuerung und Überwachung der Druckerflotte über die automatische Bestellung von Gerätezubehör bis hin zu Verfügbarkeitsmanagement. Notwendige Eingriffe werden dabei bereits im Vorfeld erkannt und durchgeführt, bevor sie den Druckbetrieb beeinträchtigen können.

Unternehmen können bereits mit kleinen Maßnahmen das Druckvolumen reduzieren. Damit schonen sie nicht nur ihren Geldbeutel, sondern auch die Umwelt. Sind Einsparmaßnahmen im großen Stil gefragt, ist es für Unternehmen sinnvoll, sich von Experten beraten zu lassen.


Sieben Tipps für einen geringeren Papierverbrauch

- Mitarbeiter sensibilisieren
- Papier doppelseitig bedrucken
- Druckvorschaufunktion nutzen
- Multifunktionsdrucker einsetzen
- Druckeranzahl reduzieren
- Smartcards oder PIN-Nummern zur Nutzerauthentifizierung einführen
- Output-Management durch externe Spezialisten regeln lassen


Ispos-Studie

Das unabhängige Marktforschungsinstitut Ipsos hat vom 23. Juli bis 24. August 2009 eine repräsentative Online-Umfrage unter 6.601 Mitarbeitern durchgeführt, um deren Druckverhalten zu untersuchen. Dazu wurden Büroangestellte aus folgenden Ländern befragt: Frankreich, Großbritannien, Deutschland, Italien, Spanien, Schweden, Ungarn, Niederlande, Polen, Österreich und den Vereinigten Arabischen Emiraten.


Bildquelle: Lexmark

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