Dunkle Prozesse sichtbar machen

Interview mit Oliver Hoffmann, Geschäftsführer der Readsoft GmbH, über Transparenz, Flexibilität und Effizienz im Dokumentenmanagement

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IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt ein effizientes Dokumentenmanagement heute für die allgemeinen Geschäftsprozesse?
O. Hoffmann: Effizientes Dokumentenmanagement wird immer wichtiger. Elektronische Prozesse sollten Workflows unterstützen und durch einen hohen Automatisierungsgrad dazu beitragen, Einsparpotentiale in der gesamten Wertschöpfungskette optimal auszuschöpfen. Darüber hinaus sind allerdings weitere Aspekte neu in den Fokus gerückt: Zum einen spielt die Transparenz von Geschäftsprozessen eine immer wichtigere Rolle, zum anderen werden Prozesse zunehmend ganzheitlich und übergreifend betrachtet.

IT-DIRECTOR: Inwiefern spielt Transparenz für das Dokumentenmanagement eine Rolle?
O. Hoffmann: Transparenz wird vor dem Hintergrund der stetig wachsenden Problematik der sogenannten „dunklen Geschäftsprozesse“ immer wichtiger. Darunter versteht man alle Geschäftsprozesse, die an der IT-Abteilung vorbei laufen und daher nicht dokumentiert werden, beispielsweise Absprachen per E-Mail oder Telefon, aber auch Listen, die Mitarbeiter sich für ihre Arbeitsvorgänge selbst anlegen.

Es gibt Studien, denen zufolge viele CIOs vermuten, dass diese nicht offiziell dokumentierten Prozesse in deutschen Konzernen bis zu 50 Prozent oder mehr aller Geschäftsprozesse ausmachen. Den Grund dafür sehen die Befragten vor allem in der Geschwindigkeit, mit der sich Geschäftsprozesse ändern. Das ist natürlich eine große Herausforderung für die IT-Abteilungen, diese stetigen Veränderungen abzubilden. Daher ist für Unternehmen eine Lösung wichtig, die ein flexibles, funktionales und anwenderfreundliches Dokumentenmanagement ermöglicht – die Mitarbeiter sollen schließlich durchgängig und auch gerne damit arbeiten.

IT-DIRECTOR: Unternehmen müssen immer strengere Compliance-Anforderungen erfüllen. Wie kann das Dokumentenmanagement zur Erfüllung dieser Anforderungen beitragen?
O. Hoffmann: Es ist heute unabdingbar, Dokumente und sämtliche damit verbundenen Prozesse jederzeit mit dem aktuellen Status zu dokumentieren – von der Bestellung über den Lieferschein bis zur Rechnungsfreigabe. Daher bieten wir mit unserer flexiblen SAP-zertifizierten Technologieplattform Process Director eine Lösung, die Unternehmen nicht nur dabei hilft, das Automatisierungs- und Einsparpotential bei Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen optimal auszuschöpfen.

Bestandteil der Lösung ist ebenfalls eine integrierte Dokumentation, die alle User-Aktivitäten und Transaktionen entsprechend den Anforderungen des Sarbanes-Oxley-Act protokolliert und somit einen Beitrag zur Compliance-Erfüllung leistet. Ein durchgängiges Dokumentenmanagement kann der IT-Abteilung dabei helfen, die typischen dunklen Prozesse sichtbar zu machen. Unternehmen profitieren dann nicht nur von einer spürbaren Effizienzsteigerung, sondern auch von mehr Kontrolle, Messbarkeit und Transparenz der Abläufe.

IT-DIRECTOR: Sie haben eingangs auch auf die Entwicklung hin zu einer abteilungsübergreifenden Sicht auf Prozesse und ihrer automatisierten Abbildung hingewiesen. Was bedeutet das in Hinblick auf ein effizientes Dokumentenmanagement?
O. Hoffmann: Prozesse werden heute zunehmend in ihrer abteilungsübergreifenden Gesamtheit untersucht – dies muss sich natürlich auch entsprechend im Dokumentenmanagement abbilden lassen. Dann ist ein hoher Automatisierungsgrad entscheidend, um vorhandene Optimierungspotenziale so weit wie möglich auszuschöpfen. Automatisierte, ineinander greifende Prozesse sorgen schließlich für höhere Effizienz, für schnellere Abläufe bei Überprüfungen und Freigaben und helfen dabei, Fehler zu vermeiden.

Eine immer wichtigere Rolle spielt dabei auch die Anbindung und Integration mobiler Endgeräte. Um dem zunehmenden Bedarf in diesem Bereich gerecht zu werden, bieten wir für unsere Lösung beispielsweise ein Zusatzmodul, über das Rechnungen sicher und nachvollziehbar auch via Smartphone oder Tablet-Computer freigegeben werden können. Auch hier gilt: je flexibler und anwenderfreundlicher das Dokumentenmanagement, desto effizienter die Prozesse.

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