Operational Business Intelligence

Eingriff in verzahnte Prozesse

Während klassisches BI vor allem nachgelagerte Entscheidungen für die obere ­Führungsebene ermöglichte, liefert Operational Business Intelligence eine zeitnahe Entscheidungsunterstützung für alle Mitarbeiter. Dabei ist jedoch der Eingriff in ­operative Prozesse vonnöten.

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Business Intelligence ist eigentlich ein alter Hase, der aktueller ist denn je. Woran liegt das? Da sind zum einen die steigende Zahl automatisierter Prozesse bei zunehmendem Wunsch nach individuellen Produkten und Dienstleistungen, zum anderen die Anforderung, immer schneller im Markt agieren zu können. Wenn man agieren und nicht reagieren möchte, muss man direkt in die operativen Prozesse eingreifen.

Dieses sogenannte Operational BI – oder auch „Realtime BI“ genannt – sorgt dafür, dass Mitarbeiter Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten treffen können. Statt wie bisher Managemententscheidungen nur nachträglich zu analysieren, werden betriebliche Prozesse und Analysedaten optimal zusammengeführt. Operational BI wird daher direkt in die Prozesse im Vertrieb, dem Kundenservice oder dem Einkauf inte­griert – weg von der Chefetage und der IT-Abteilung hin zu den Fachanwendern.

Erste Konzepte von Operational BI gab es bereits mit den Closed-Loop-Ansätzen, d.h. der Rückkopplung von Analyseergebnissen in operative und/oder dispositive Systeme. Hierfür wurden allerdings meistens keine Echtzeitdaten herangezogen oder lediglich Insellösungen geschaffen, zum Beispiel bei Bestellsystemen, die selbstständig Ware ordern.

Operational BI optimiert insbesondere das Tagesgeschehen und wird somit von Mitarbeitern auf allen Unternehmens­ebenen genutzt. Die Fachabteilungen erhalten mehr Entscheidungsfreiheit, die sie über die Datenanalysen absichern. Zudem werden korrigierende Eingriffe aktiv unterstützt oder können vom System selbst im Prozessablauf durchgeführt werden. Durch die Möglichkeit, über fundierte Datenauswertungen in den Prozess einzugreifen, wird das Qualitätsmanagement verbessert. Erfahrungen werden nicht mehr im Nachhinein ausgewertet und die Abläufe später optimiert, sondern unmittelbar. So entstehen lernende Prozesse, die eine enorme Zeitersparnis mit sich bringen.

Wenn Operational BI so erfolgversprechend klingt, warum setzen es nicht alle Unternehmen schon längst ein? Hierfür lassen sich laut Michael Fuchs, BI-Spezialist bei Ethalon, einige Gründe finden: Grundsätzliche Herausforderung für alle BI-Projekte sind die ständig wachsenden Datenvolumina, die steigende Zahl heterogener Datenquellen und die fehlende oder unklare Datenqualität. Hinzu kommt, dass Datenanalysen im Tages­geschäft einfach und unkompliziert erfolgen müssen. Der Mitarbeiter soll sie selbstständig ausführen, ohne dass er auf ­Unterstützung durch IT-Experten angewiesen ist. Die Daten müssen darüber hinaus ex­trem aktuell sein, was oft mit ­einem konventionellen Data Warehouse nicht möglich ist.

Wer ein Operational-BI-Projekt startet, sollte zunächst ermitteln, welche Abteilungen oder Bereiche wirklich Echtzeitdaten für die Optimierung des Geschäfts benötigen. Hierzu zählen folgende Aufgaben beziehungsweise Situationen:

– Störungen im operativen Tagesgeschäft beispielsweise in der Produktion oder der Logistik
– Warenbeschaffung bei einer drohenden Out-of-Stock-Situation
– Unmittelbare Vermeidung von Betrugsfällen
– Automatische Empfehlungen auf Websites (Recommender-Systeme)
– Individuelle Kundenbetreuung auf Basis der Analyse des Kundenverhaltens
– Proaktive Angebote von Produkten und Leistungen je nach Kundensituation

Neben den generellen BI-Schwerpunkten, wie Konsolidierung, Standardisierung und Optimierung des Data Warehouse, liegt hier der Fokus auf den eigentlichen Geschäftsprozessen. Es reicht jedoch nicht aus, diese Prozesse zu verstehen, vielmehr müssen auch Verbesserungspotentiale erkannt und Unterstützungsmöglichkeiten durch BI-Ansätze aufgezeigt werden nach der Devise: Wie muss die Datenbasis und -analyse angepasst werden, um meine Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen? Oder: Wie müssen Geschäftsprozesse angepasst werden, um Daten optimal zu nutzen?

Bei der Umsetzung kommt es dabei oft zum Spagat zwischen unternehmensweiter Einheitlichkeit und ­Begrenzung der Projekt- und Lösungskomplexität. ­Verschiede Punkte helfen bei der erfolgreichen Be­wältigung dieser Aufgabe (siehe Kasten). Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz. Was darf man analysieren? Welche Daten können anschließend ­weiterverwendet werden? Bei den vielen neuen Möglichkeiten, die Operational BI bietet, sollte man die Begrenzungen durch den Datenschutz von vorneherein sehr ernst nehmen. Wer ein Operational-BI-Projekt startet, dringt tief in die Unternehmensprozesse ein. Somit müssen Mitarbeiter verschiedener Fachabteilungen und Unternehmensebenen an einem Strang ­ziehen. Hat man diese Aufgabe bestanden, gewinnt man mehrfach: reduzierte Kosten, höhere Kundenzufriedenheit, mehr Umsatz  oder weniger Störfälle.

 

Operational BI ...

... bringt Fachprozesse und Daten zusammen.
... ist zeitnah – häufig Real- oder
Near-Realtime.
... ist ein aktives Steuerungselement
für alle Mitarbeiter.
... bietet automatisierte Lösungsvorschläge innerhalb eines Prozesses.
... löst auftretende Probleme während
des Prozessablaufes.
... gibt Prognosen und Vorschläge für
weitere Schritte.
... ermöglicht laufende Prozess­verbesserungen.

Tipps für ein erfolgreiches Operational BI:

Auf strategischer Ebene bestimmen, welche Wettbewerbs­vorteile Operational BI bringen kann/soll. Hier können Benchmarks oder Kreativworkshops neuartige Anwendungsmöglichkeiten aufdecken, die aufgrund langjähriger Denkmuster anfangs nicht gesehen wurden.
Zu Beginn alle Unternehmensbereiche einbeziehen, um die ­zukünftige Kompatibilität der Datenmodellierung sicherzu­stellen. Von Vorteil ist der Einsatz eines von allen Beteiligten akzeptierten und als unparteiisch angesehenen Vermittlers.
Ausgangspunkt für den Einsatz des Operational BI sind die operativen Prozesse: Eine vorgeschaltete Prozessanalyse und -optimierung macht viele Operational-BI-Anwendungen erst möglich.
Anknüpfung der Anforderungsaufnahme an der Bereichsleiter­ebene mit Kenntnis der strategischen Ausrichtung und operativen Abläufe. Hier können Tandems aus Bereichsleitung und operativem Mitarbeiter das Management entlasten und die Kommunikation mit dem Fachbereich verbessern.
Eine bereichsweise und zeitversetzte Implementierung der BI-Lösung ermöglicht die Nutzung von Erfahrungen für nachfolgende Teilprojekte. Die Beibehaltung einzelner Projektmitarbeiter in verschiedenen Teilprojekten macht sie zu wert­vollen Know-how-Trägern.
Genaue Definition und Beschreibung der Kennzahlen und ­Dimensionen inklusive der Datenformate.
Regelmäßiger Abgleich zwischen Fachbereich und IT. Denn die Abstimmung der Zwischenergebnisse in einem Rhythmus von wenigen Wochen fördert das gegenseitige Verständnis.

Quelle: www.ethalon.de

Bildquelle: © Carsten Nadale/pixelio.de

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