Collaboration, Social Media und UC

Gemeinsame Sache machen

Collaboration, Social Media und Unified Communications (UC) dominieren das Bild moderner Unternehmensportale und verändern die Zusammenarbeit im Unternehmen.

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Die Zeiten sind vorbei, als die Mitarbeiter einmal im Tag in das Unternehmens-Intranet blickten, um sich über das Tagesmenü der Kantine zu informieren. Moderne Portale fördern heutzutage nicht nur die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, sondern auch mit externen Lieferanten sowie Partnern und unterstützen somit die internationale Ausrichtung von Unternehmen. Denn laut Sven Sauer, CIO von Optimal Systems, erwägen Großunternehmen den Einsatz von Portalen insbesondere, wenn sie mehreren Standorten oder internationalen Tochtergesellschaften einen individuellen und einfachen Zugriff auf das Unternehmenswissen ermöglichen wollen.

Im Zuge des Wandels werden Portale immer tiefer in die unternehmenseigenen Prozesse eingebunden und integrieren bestenfalls sämtliche vorhandenen Applikationen unter einer Oberfläche. Das Augenmerk liegt hierbei auf der Integration von Daten aus bestehenden Systemen, wie etwa dem ERP-System. „Gerade für größere Unternehmen ist das ein zentraler Punkt, da sie meist verschiedenste IT-Systeme im Einsatz haben. Im Portal können sie die Daten dieser Systeme unter der einheitlichen Oberfläche zusammenführen“, betont Axel Wessendorf, Gründer und Geschäftsführer der United Planet GmbH. So können die Mitarbeiter einerseits unkompliziert darauf zugreifen, andererseits können die Daten verschiedener Systeme miteinander verknüpft und in prozessgesteuerte Workflows eingebunden werden.

Eine wichtige Rolle spielen an dieser Stelle Technologien wie Unified Communications oder Social Media. „Die Idee hinter modernen Portallösungen ist die Zusammenführung aller Informationsdienste in eine einzige, für den Anwender vertraute Oberfläche. In diese können Kommunikationsdienste eingebunden werden – Instant Messaging, genauso wie Kalenderfunktionen und andere Werkzeuge“, erklärt Sven Sauer von Optimal Systems. Dr. Carlo Velten, Berater bei der Experton Group, bringt es auf den Punkt:

„Collaboration und Social-Media-Funktionalitäten bzw. -Strategien sind die Kernthemen heutiger Portalprojekte. Die Entwicklung geht weg von statischen Inhalten hin zur Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.“ Am Ende sollte jeder Mitarbeiter ein eigenes, individuell auf ihn zugeschnittenes Dashboard besitzen. „In diesem laufen sämtliche für einen Mitarbeiter wichtige Informationen zusammen, egal ob er gerade auf einem lokalen Desktop-PC oder einem mobile Device arbeitet“, erklärt Hajo Kiefer, Sales Manager bei der Blueend Web:Applications AG in Wiesbaden.

Das Thema Web 2.0 greift beispielsweise die United Planet GmbH mit ihrer neuesten Applikation auf: „140 – Der Microblog für Unternehmen“ funktioniert ähnlich wie Twitter und bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Kollegen in 140 Zeichen mitzuteilen, woran sie gerade arbeiten. „So können unter anderem Projektstände abteilungsübergreifend ausgetauscht und neue Ideen schnell weiterentwickelt werden. Außerdem wächst so die Popularität des Portals bei den Mitarbeitern“, sagt Axel Wessendorf.

In Microsofts Sharepoint sind ebenfalls bereits unterschiedliche Optionen für Unified Communication (UC) eingebunden. “Bei jedem Portalbeitrag, seien es Artikel, Blog, Wiki oder Statusmeldung, kann der Name desjenigen angegeben werden, der den Beitrag verfasst hat”, erklärt Peter Fischer, Product Manager Sharepoint & Enterprise Search bei Microsoft Deutschland. Neben dem Namen ist die Präsenzinformation dieses Mitarbeiters oder auch Partners zu erkennen. Damit könne direkt über UC ein Chat, VoIP-Gespräch, Meeting oder Bildschirm-Sharing begonnen werden, um den Beitrag zu diskutieren.

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Virtuelle Projekträume

Über Unified Communications und Web 2.0 hinaus lassen sich noch weitere Funktionalitäten in eine Portalstruktur einbinden. Hajo Kiefer bemerkt vor allem eine verstärkte Nachfrage nach projektbasierten Tools für eine zielgerichtete Zusammenarbeit, neudeutsch Collaboration. Desweiteren bemerkt Kiefer eine Nachfrage nach Lösungen, die interne Prozesse untestützen, etwa für Zeitmanagement, Reisekostenabrechnung, Urlaubsantragsverwaltung oder Rechnungsfreigaben.

Neben klassischen Collaboration-Funktionen und Optionen für den vereinfachten Datenzugriff, gewinnen Werkzeuge für das intelligente Auffinden, Integrieren und Auswerten von Informationen und Dokumenten zunehmend an Bedeutung. Nach Ansicht von Peter Fischer von Microsoft zählen hierzu insbesondere die Enterprise-Search-Funktionen sowie Business-Intelligence-Komponenten (BI). Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Intranet-Inhalten, Dokumenten, Mitarbeiterprofilen, Daten etc. Insbesondere im Rahmen von E-Discovery, bei der elektronischen Beweissicherung, leisten diese Werkzeuge laut Fischer wertvolle Dienste.

Durch die BI-Funktionen werden Datenanalysen für alle Mitarbeiter zugänglich. Im Unternehmensportal werden dabei durch die IT bestimmte Datenquellen definiert und in verschiedenen Datenanalysen ausgewertet. Über das Portal stehen diese dann beispielsweise auch den Mitarbeiter aus dem Marketing zur Verfügung.

Nicht zuletzt sind laut Hajo Kiefer auch mobile Apps mit umfangreichem Funktionsumfang zunehmend interessant. Microsoft ist einer der Anbieter, der den Trend zu Mobility bereits erkannt und seine Portallösung dementsprechend ausgerichtet hat. „Sharepoint bietet die Möglichkeit, das Intranet über mobile Endgeräte aufzurufen. Damit hat der Mitarbeiter von unterwegs aus Zugriff auf die für ihn wichtigen Daten und Informationen”, berichtet Peter Fischer, Product Manager Sharepoint & Enterprise Search bei Microsoft Deutschland. Überdies können über Office Mobile sämtliche Word-, PPT-, Excel- und OneNote-Dokumente mit dem Sharepoint-Client auf dem Mobiltelefon synchronisiert werden. Gleichzeitig erlauben die mobilen Office-Applikationen auch die Bearbeitung der Dokumente.

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Eine Frage der Standards

In der Praxis lassen sich Portalvorhaben jedoch nicht immer einfach und schnell umsetzen. Daher sollten sich die Verantwortlichen über die Portalfunktionalitäten hinaus Gedanken über Basistechnologien und vorhandene Standards machen. „Wichtig ist hier die Plattformunabhängigkeit der Software“, erklärt Axel Wessendorf. Denn wenn das Portal an keine bestimmte Plattform ist, bleiben die Unternehmen jederzeit flexibel in ihren zukünftigen Entscheidungen.

Für Hajo Kiefer sind vor allem ein erweiterbares Framework, ein modularer Aufbau, „Drag & Drop“-Technologie sowie die Skalierbarkeit der Software – z. B. möglicher Cluster-Betrieb, auf mehreren Servern – entscheidend. Zu berücksichtigen sind zudem offene Standards wie etwa XML, SOAP oder Web Services zur Anbindung vorhandener Software-Komponenten. Auch ein umfangreiches Rechtemanagement, um vorhandene Mitarbeiterstrukturen (z. B. Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse) abdecken zu können, sollte das Portal liefern können. Nicht zuletzt rät Hajo Kiefer zu einer Template-Unterstützung zur Integration der jeweiligen Corporate Identity sowie ein Workflow-Management, um Geschäftsprozesse zu definieren.

Portale werden zukünftig noch mehr Prozesse der Unternehmen und einen Teil der Kommunikation übernehmen, erklärt Dr. Carlo Velten. Ansonsten werden sie langfristig wertlos. Dabei werden nicht mehr nur die großen internationalen Anbieter den Markt für Portallösungen bestimmen, glaubt Dr. Carlo Velten von der Experton Group: „Vielmehr werden in den nächsten zwei bis fünf Jahren vor allen Enterprise-2.0-Anbieter, wie Jive, Atlassian & Co., die Szene betreten sowie eine Reihe von Spezialisten, etwa für das Ideenmanagement, die sich in die großen Portale von IBM, SAP oder Microsoft integrieren.“ Hajo Kiefer von Blueend geht gar noch einen Schritt weiter: „Es wird eine Rückentwicklung von Großsystemen wie Sharepoint stattfinden, da diese häufig zu komplex für die Endanwender sind. Stattdessen wird das Augenmerk auf der Vereinfachung von Anwendungen liegen.“


Portalstandards

Folgende Standards sollten der Einführung von Unternehmensportalen berücksichtigt werden:

- Content Management Interop Services (CMIS) ermöglichen die Integration von verschiedenen ECM-Repositories und -Anwendungen.

- Web Services (SOAP und REST) bieten eine standardisierte Schnittstelle für die Integration von Portalfunktionen in eigene Anwendungen und umgekehrt.

- Really Simple Syndication (RSS) ermöglichen die einfache Integration von neuen Informationen, Dokumenten und Suchergebnissen in Aggregatoren und anderen Anwendungen.

- Web Services for Remote Portlets (WSRP) ermöglichen die Einbindung von Informationen aus anderen Portalen in das eigene Portal.

- OpenXML ermöglicht die serverseitige Darstellung und Verarbeitung von Office-Dokumenten in standardisierten Formaten.

- Opensearch (mit Ausgabe im XML-Format) ermöglicht die Integration von Suchergebnissen aus verschiedenen Quellen und Suchmaschinen auf einer Suchergebnisseite.

- Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) ermöglichen barrierefreie Portalauftritte.

- XHTML ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Webbrowsern.

- WS-Federation 1.1, WS-Trust 1.4 und SAML 2.0 sorgen für die Integration mit interoperablen, claims-basierten Authentifizierungssystemen.

Quelle: Peter Fischer, Microsoft Deutschland

 

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