Klar definierte Strategie

Interview mit Kiumars Farhur, kommissarischer Bereichsleiter IT, und Christian Fink, SAP-Teilprojektleiter DMS/ECM bei der BwFuhrparkService GmbH, über die ECM-Strategie im Unternehmen

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IT-DIRECTOR: Herr Farhur, die BwFuhrparkService GmbH ist der Mobilitätsdienstleister der Bundeswehr. Welche Rolle spielt die IT bei der Bereitstellung der Mobilitätsservices?
K. Farhur: Ohne IT ist eine effiziente und effektive Bereitstellung und Servicierung der Mobilitätsservices nicht möglich. Die IT spielt in fast allen Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Der gesamte Mobilitätsservicezyklus wird IT-technisch mit SAP-Produkten immer dann unterstützt, wenn dies für den Kunden Effizienzvorteile ergibt. Auch das für einen Serviceprovider geschäftskritische Thema der strukturierten und integrierten Verarbeitung von Dokumenten und Informationen ist seit 2010 in der IT-Strategie als ein Eckpfeiler für Geschäftsprozessexzellenz fest verankert.

C. Fink: Beim Thema „IT-Strategie“ möchte die BwFPS weg vom handwerklichen Arbeiten in Bezug auf Dokumente. Zukünftig streben wir eine stark automatisierte Verarbeitung der zahlreichen Dokumente rund um das Fuhrparkmanagement im Rahmen eines kontinuierlichen Prozesses an.

IT-DIRECTOR: Wie sieht die ECM-Strategie zur Umsetzung der Unternehmensziele aus?
K. Farhur: Die ECM-Strategie ist klar definiert. Sie umfasst die Bereitstellung von effizienten ECM-Werkzeugen zur Reduktion des manuellen Aufwands bei der operativen Durchführung von Geschäftsprozessen und den beteiligten Dokumenten sowie die Erhöhung der Transparenz und Qualität des Geschäftsinput und -output. Dies gilt sowohl für die internen Prozesse der BwFPS als auch für die End-to-End-Prozesse vom Lieferanten bis zum Kunden.

IT-DIRECTOR: In welcher Phase befindet sich die IT bei der Umsetzung der ECM-Strategie?
C. Fink: Bis heute konnten wir schon einige ECM-Werkzeuge zur Umsetzung der ECM-Strategie erfolgreich einführen. Zentrale Komponenten sind das elektronische Archiv und eine elektronische Fahrzeugdokumentenakte zur Verwaltung unserer Fahrzeugdokumente. Hier haben wir uns aufgrund der engen SAP-Integration und Handhabbarkeit für die Lösung SAP Document Access by Open Text entschieden. Bei momentan 26.000 Fahrzeugen konnten wir zu Beginn 1,8 Millionen Dokumente aus den Altarchiven migrieren und zudem bis heute nochmals knapp eine Millionen Dokumente im operativen Betrieb archivieren. Die Document-Pipeline bietet uns zudem die Möglichkeit, unsere Non-SAP-Applikation, in welcher pro Jahr mehrere 100.000 Dokumente entstehen, leicht an das Archiv und SAP zu integrieren.

Auch im Bereich der automatisierten Eingangsrechnungs- und Dokumentenverarbeitung haben wir erfolgreich zwei Lösungen eingeführt. Mit dem FIS/Electronic-Document-Center-Rechnungsmonitor werden im Jahr weit über 100.000 Rechnungen elektronisch verarbeitet und bei Bedarf mittels Workflow zur sachlich-richtigen Zeichnung versendet. Hierdurch konnten wir den Eingangsrechnungsverarbeitungsprozess transparenter gestalten und die Verarbeitungszeit reduzieren. Der Dokumentenmonitor bietet uns die Möglichkeit, Dokumente aller Art schnell und transparent zu verarbeiten und zu archivieren.

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(Fortsetzung)

IT-DIRECTOR: Nach welchen Kriterien haben Sie den Rechnungs- und Dokumentenmonitor ausgewählt?
C. Fink: Wir haben die Fachbereiche in der Analysephase eng in die Auswahl der Software-Lösung einbezogen und die genauen Anforderungen an ein Rechnungs- und Dokumentenverarbeitungstool spezifiziert. Die Kriterien teilten sich in drei Hauptkategorien auf: die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Kriterien.

Zu den fachlichen Kriterien gehörte z.B. ein übersichtliches Eingangsrechnungsbuch. Die technischen Kriterien bezogen sich etwa auf die SAP-Portalintegration. Wirtschaftliches Kriterium waren u.a. die Einführungs- und Betriebskosten sowie die Zukunftsfähigkeit des Anbieters.

IT-DIRECTOR: Inwiefern spielte hierbei die Unterstützung durch ein Lastenheft eine Rolle?
K. Farhur: Die BwFPS verfügt über ein standardisiertes Software-Auswahlverfahren, welches immer einen vom Bereich „IT“ und den Fachbereichen gewichteten Kriterienkatalog beinhaltet. Dies ist allein deshalb notwenig, da die Firma immer einem öffentlichen Ausschreibungsverfahren unterliegt. Zudem hilft uns das Auswahlverfahren, auf Basis von nachvollziehbaren Kriterien Investitionsentscheidungen zu treffen.

IT-DIRECTOR: Welche Herausforderungen gab es bei der Umsetzung der Projekte?
C. Fink: Die größte Herausforderung gab es bei den bereichsübergreifenden Projekten. Als Beispiel möchte ich hier die Fahrzeugdokumentenakte nennen. An diesem zentralen Projekt waren fast alle Unternehmensbereiche beteiligt. Themen wie die Abstimmung der Dokumentenaktenstruktur, Berechtigungen, aber auch die Definition und Konsolidierung der relevanten Geschäftsdokumente benötigten einiges an Abstimmungszeit.

IT-DIRECTOR: Wie sieht die weitere Agenda für die ECM-Aktivitäten aus?
C. Fink: Die weitere Roadmap kann man in drei Bereiche unterteilen: Aufbau der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung mittels EDI-Technologie, Business Process Outsourcing und die Erweiterung der automatisierten Dokumentenverarbeitung. Bei der EDI-Lösung sollen zukünftig große Teile der Rechnungen, die momentan papierbehaftet bei uns eingehen, vollständig elektronisch von unseren Lieferanten übermittelt werden und somit Vorarbeiten wie Entkuvertierung, Sortierung und Scannen überflüssig machen.

Beim Business Process Outsourcing betrachten wir momentan prototypisch Themen wie das externe Scannen von Dokumenten. Final soll hier durch die Kombination der vorhandenen ECM-Werkzeuge und eines externen Posteingangsscannings eine komplett elektronische Posteingangsverarbeitung ermöglicht werden.

K. Farhur: Hierdurch erhoffen wir uns schnellere, kostengünstigere und weniger ressourcenintensive Businessprozesse der Unternehmung bereitstellen zu können.

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