Nextevolution- Lösung unterstützt RTL II

Nachvollziehbares Vertragswesen

Mit einer einheitlichen und flexibel gestaltbaren Vertragsaktenlösung von Nextevolution unterstützt die RTL II Fernsehen GmbH & Co. KG seit Anfang 2010 die Lebensläufe aller Verträge.

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„BilMoG, Interne Kontrollsysteme und Corporate Governance – solchen Themen muss sich heute jedes größere Unternehmen stellen“, sagt Reinhard Görtner, Leiter IT & Services bei RTL II. „Im Hinblick auf diese Anforderungen harmonisieren wir seit Jahren unsere Geschäftsvorgänge. Das Vertragsmanagement nimmt dabei einen zentralen Raum ein.“

Ziel des TV-Senders war es, mit einer neuen Lösung für elektronisches Vertragsmanagement die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Freigabeprozessen zu optimieren. Indem alle Verträge und die vor Vertragsschluss stattfindenden Korrespondenzen in einem einheitlichen System abgebildet werden, wollte man für die Nachvollziehbarkeit des gesamten Vertragswesens sorgen.

Die Software ist direkt in SAP Records Management eingebettet und unterscheidet sich in diesem Punkt von der beim Sender bereits für Archivzwecke eingesetzten Opentext ECM-Lösung. Mit dem Business Objekt „Vertragsstamm“ soll die Lösung das SAP Records Management um die Verwaltung sämtlicher Vertrags-Metadaten erweitern. So lassen sich laut Unternehmen alle Stammdaten, Vertragsgegenstände, Vertragspartner, Termine und deren Beziehungen untereinander innerhalb von SAP darstellen. Der Austausch mit vorhandenen Daten zu Debitoren und Kreditoren soll damit ohne Schnittstellen funktionieren.

Zur Gestaltung automatisierter Arbeitsabläufe für die Freigabeprozesse setzt das Unternehmen außerdem den nextPCM Process Builder des Anbieters ein. Er basiert auf dem SAP Business Workflow und soll eine einfach zu konfigurierende Visualisierung gewünschter Abläufe ermöglichen. Mit diesen Softwareprodukten ausgestattet, läuft die gesamte Vertragsentstehung beim Unternehmen heute innerhalb von SAP Records Management ab – während früher Verträge zunächst in Papierform ausgearbeitet und erst zum Schluss, nach beidseitig rechtsgültiger Unterschrift, digitalisiert und im Archiv von Opentext abgelegt wurden. Merchandising- und Kooperationsverträge waren die ersten beiden in nextPCM eingerichteten Vertragsarten, mit denen die Merchandising-Abteilung seit Anfang 2010 arbeitet. Im Frühjahr 2011 kam mit den Gegengeschäften, einer speziellen Form allgemeiner Verträge, der nächste Vertragstyp hinzu.

Nutzung von SAP Interactive Forms

Der TV-Sender hat die Vertragsakte eigenen Angaben zufolge für seine individuellen Anforderungen um verschiedene Funktionalitäten ergänzt, darunter den Prozess-Start per E-Mail und die Vertragserfassung in interaktiven PDF-Formularen. Knapp 400 Verträge soll die Aktenlösung rund 1,5 Jahre nach ihrer Einführung umfassen. Produktiv sollen die Beschäftigten im Merchandising sowie alle in die Freigabeprozesse involvierten Personen wie Abteilungs- und Bereichsleiter und Geschäftsführer mit dem System arbeiten. Neben der Rechtsabteilung haben laut Unternehmen auch die kaufmännischen Abteilungen auf das System Zugriff, um z.B. Vertrags- mit Rechnungsdokumenten abzugleichen.

Im weiteren Projektverlauf wird das Unternehmen eigenen Angaben zufolge die Anzahl der mit nextPCM Contract Management verwalteten Verträge sowie die Nutzer des Systems weiter erhöhen. Dazu zählen auch die Beschäftigten der El Cartel Media(ECM) als Vertriebsorganisation von RTL II. Diese erstellt regelmäßig Angebote und Verträge, die intern genehmigt und schließlich mit den Vertragspartnern abgestimmt werden müssen. Im Rahmen dieses Projekts werden die entsprechenden Vertragsarten im System hinterlegt, die notwendigen Prozesse zur Genehmigung eingerichtet und Schnittstellen zu bestehenden System definiert und teilweise überarbeitet.

„Wenn wir neue Verträge ins System aufnehmen, müssen wir zunächst einmal die dahinter liegenden Arbeitsabläufe analysieren und umsetzen, denn jede Vertragsart hat andere Beteiligte und Workflows. Die Lösung ist gerade vor diesem Hintergrund ein ideales Tool, denn wir können sie sehr speziell auf unsere Anforderungen hin ausgestalten, unsere eigenen Vertragsarten samt Workflows anlegen usw. Das ist kein plug&play“, meint Reinhard Görtner.

Der große Vorteil der elektronischen Vertragsakte liegt für Görtner weniger in der Geschwindigkeit des Durchschleusens von Verträgen, sondern in der Nachvollziehbarkeit der Freigabeprozesse und damit der gesamten Historie der Vertragsentstehung. Jeder Nutzer soll sofort sehen können, wo sich ein Vertrag befindet und wie weit der dazugehörige Prozess fortgeschritten ist. Durch die langfristig dokumentierten Informationen zu Genehmigung bzw. Ablehnung soll die Lösung wesentlich das Kerngeschäft des Unternehmens unterstützen.

Nextevolution bietet in seiner Vertragsakte verschiedene Standard-Vertragsarten ab Werk an. Keine von diesen passt jedoch für RTL II, weswegen das Unternehmen eigenen Angaben zufolge seine eigenen Aktenarten entworfen hat. Die Software entlastet laut Unternehmen die Beschäftigten in ihrer täglichen Arbeit. Neben den neuen Vertragsarten will RTL II perspektivisch auch weitere knapp 6.000 Alt-Dokumente in die Vertragsakte überführen. Diese liegen bislang im Opentext-Archiv, die dazugehörigen Metadaten in der selbsterstellten Vertragsverwaltung. Mittels Upload-Funktionen können diese ohne großen Aufwand in die Vertragsakte integriert werden.

www.rtl2.de

http://nextevolution.de/

Bildquelle: RTL II

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