Optimierter Workflow im Studentenwerk

Um die Erfassung handschriftlich ausgefüllter Reparaturaufträge für die Wohnheime zu optimieren, entschied sich das Kölner Studentenwerk in der Abteilung „Gebäudemanagement“ für den Einsatz einer Datenerfassungslösung.

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Ob Studienfinanzierung, Beratungs- und Vermittlungsdienste, kostengünstige Verpflegung oder preiswertes Wohnen – mit einem breiten Leistungsspektrum sind die deutschlandweit 58 Studentenwerke für die soziale, wirtschaftliche, gesundheitliche und kulturelle Förderung der Studierenden zuständig. Ingesamt rund 300 Hochschulen an etwa 180 Hochschulorten in ganz Deutschland werden von den Studentenwerken betreut. Als Anstalten des öffentlichen Rechts leisten sie einen Beitrag zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für das Hochschulstudium. Insgesamt rund 560 Mitarbeiter kümmern sich beim Kölner Studentenwerk um die Gestaltung des Lebensraums Hochschule: Betreut werden etwa 64.000 Studenten der sechs Hochschulen, zu denen die Universität zu Köln, die Fachhochschule Köln, die Deutsche Sporthochschule Köln, die Hochschule für Musik und Tanz Köln, die Kunsthochschule für Medien sowie die Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen, Abteilung Köln gehören. Das Leistungsspektrum des Dienstleistungsunternehmens umfasst ein vielschichtiges Beratungs- und Vermittlungsangebot. Hierzu gehört auch die Bereitstellung von 4.600 Wohnplätzen in insgesamt 86 Wohnheimen.

Für den Neubau von Wohnheimen, die Instandhaltung und für anfallende Reparaturen ist das zwölfköpfige Team der Abteilung Gebäudemanagement zuständig. Ausgeführt werden die notwendigen Reparaturen von intern beschäftigten Handwerkern ebenso wie von externen Handwerksbetrieben. Um die Erfassung der täglich bis zu 100 Reparaturaufträge und deren Weiterverarbeitung in den führenden Systemen effizienter zu gestalten, entschied man sich im September 2010 in der Abteilung Gebäudemanagement für den Einsatz der Datenerfassungslösung OCR for Anydoc der Kölner Alos GmbH. Gute Erfahrungen hatte man mit dem beratenden Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumentenmanagementlösungen bereits seit der Implementierung des Dokumentenmanagementsystems Docuware sammeln können. Mit der neuen Datenerfassungslösung können nun die von den Handwerkern handschriftlich ausgefüllten Felder des „Arbeitsauftragszettels“ ausgelesen und die Werte korrekt und schnell an die entsprechenden Kostenstellen übermittelt werden.

Geringe Fehlerquote

Nach Eingang einer Schadens- oder Störmeldung wird zunächst entschieden, ob die Reparatur von den intern beschäftigten Handwerkern der Abteilung Gebäudemanagement ausgeführt oder an externe Handwerksbetriebe vergeben werden soll. Übernehmen die internen Handwerker den Reparaturauftrag, wird anhand der Störmeldung zunächst ein Arbeitsauftrag generiert: Dieses Formular enthält sowohl die Adresse des entsprechenden Wohnheims als auch einen Barcode zur späteren Zuordnung des Auftrags im System. Der Handwerker vermerkt in diesem strukturierten Formular handschriftlich die ausgeführten Reparaturarbeiten. Für die Abrechnung der benötigten Arbeitszeit sind ebenfalls manuell in eigens dafür vorgesehenen Feldern die Handwerkernummer als auch das aktuelle Datum, die Anzahl der Arbeitsstunden sowie der Fahranteil einzutragen. Bislang wurden die Arbeitszettel zur Ablage im Docuware-Archiv zwar eingescannt, die Werte der für das Rechnungswesen relevanten Felder mussten von den Mitarbeitern der Abteilung Gebäudemanagement aber manuell in das System übertragen werden. „Dieses Abtippen war sehr zeitintensiv und beeinträchtigte den gesamten Arbeitsprozess. Zudem war diese Tätigkeit für die qualifizierten Sachbearbeiter überaus eintönig und ermüdend“, erklärt Cornelia Draschner, Leiterin der IT-Abteilung.

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(Fortsetzung)

Mit dem Einsatz der Datenerfassungslösung konnte der Workflow nun optimiert werden. Wie auch in der Vergangenheit werden die Reparaturaufträge stapelweise eingescannt. Das digitale Dokument wird nun aber nicht mehr allein im Docuware-Archiv abgelegt, zusätzlich lassen sich jetzt auch die für die Abrechnung der Arbeitsstunden relevanten handschriftlich ausgefüllten Felder per ICR (Intelligent Character Recognition) auslesen. Die Datenerfassungslösung erkennt automatisch die Strukturen des Layouts und liest die entsprechenden Formularzonen aus. „Die Beratung und Programmierung zur genauen Strukturierung der Formulare bildete die Grundlage für das korrekte Auslesen der Werte. Alos hat diese Aufgabe mit Kompetenz gelöst“, erklärt Cornelia Draschner. Über das Qualitätssicherungsverfahren wird der gescannte Bereich anschließend durch Entzerren, Aufhellung oder Bereinigung aufbereitet. Wurde für das Ausfüllen ein farbiger Stift verwendet, kann die intelligente Lösung die Zeichen automatisch in Schwarz/Weiß umwandeln. Steht ein sauberes Bild zur Verfügung, wird dieses vor der eigentlichen Datenerfassung zusätzlich bereinigt: Schlecht lesbare oder zerstörte Zeichen werden automatisch ergänzt, störende Linien entfernt. „Die Daten werden präzise und qualitativ hochwertig ausgelesen. Die Fehlerquote ist sogar niedriger als bei der manuellen Erfassung“, berichtet Werkstattleiter Albert Schäfer. Der Aufwand für die Nachbearbeitung sei damit gering.

Verbesserter Arbeitsprozess

Nach der entsprechenden Indizierung über den Barcode des Formulars können die Daten nun täglich im Docuware-Archiv abgelegt werden, darüber hinaus stehen die erfassten Daten über die vom Anbieter realisierten Schnittstellen auch in den führenden Systemen des Kölner Studentenwerkes zur Verfügung: Die abzurechnenden Arbeitsstunden werden jetzt automatisch den verschiedenen Kostenstellen im Rechnungswesen zugeordnet. Zudem wird der Reparaturauftrag in der werkstattspezifischen Software zeitnah als erledigt markiert. „Damit konnten wir den gesamten Arbeitsprozess optimieren und unseren Kundenservice verbessern. Bei telefonischen Rückfragen der Mieter sind wir nun in der Lage, sofort über den aktuellen Status der Reparatur Auskunft zu geben“, erläutert Cornelia Draschner. Werkstattleiter Albert Schäfer ergänzt: „Unsere Sachbearbeiter können sich jetzt ihren qualifizierten Kernaufgaben widmen. Das hat positive Auswirkungen auf die Motivation des gesamten Teams.“

Optimieren ließ sich der Workflow ebenfalls für den Fall, dass die Vergabe der Reparaturen an externe Handwerksbetriebe erfolgt. Hier sind allerdings nicht die handschriftlich ausgefüllten Reparaturformulare zu erfassen, sondern die gestellten Rechnungen sowie ggf. Anlagen wie etwa Lieferscheine über Verbrauchsmaterial. Zwecks Zahlungsanweisung werden Daten wie Zahlungsempfänger und Rechnungsbetrag manuell in einem strukturierten Formular erfasst. Diese Zahlungsanweisung dient gleichzeitig als Trennblatt und wird zusammen mit der Rechnung und den Anlagen per Stapelverarbeitung eingescannt: OCR for Anydoc erkennt, welche Dokumente zu dem jeweiligen Vorgang gehören und ordnet diese automatisch zu. Die Erfassung selbst ebenso wie die Übertragung in die beiden führenden Zielsysteme erfolgt dann auf dem gleichen Weg wie das Auslesen der Reparaturaufträge interner Handwerker. Dass die Datenerfassungslösung stets die optimale Verbindung zum Scanner aufbaut, wird hier an der Möglichkeit des Einscannens von Dokumenten verschiedener Papierqualitäten und Formate erkennbar. „Die Leistungsfähigkeit der Lösung hat uns sofort überzeugt“, so IT-Leiterin Draschner. „Zudem ist die Bedienung so intuitiv, dass sich unsere Mitarbeiter schnell eingearbeitet haben.“ Die Partnerschaft mit der Alos GmbH habe sich wieder bewährt. „Mit Kompetenz und Know-how konnten gute Ideen zur Optimierung des Workflows realisiert werden.“

 

Kölner Studentenwerk A.ö.R.
Branche: Dienstleistungsunternehmen; Betreuung der Kölner Studierenden
Standort: Köln
Mitarbeiter: 560
Internet: www.kstw.de

Bildquelle: © Kölner Studentenwerk

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