Orientierung im Dokumentenchaos

Die Zahl und Vielfalt an Dokumenten in Unternehmen nimmt stetig zu. Diese effizient zu verwalten, stellt auch Experten immer wieder vor eine Herausforderung. Standards sollen hierbei die nötige Orientierung bieten.

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Viele Unternehmen müssen täglich eine große Flut an Briefen, E-Mails und Faxen bewältigen. Um hier die Kontrolle zu behalten, sollten sämtliche Aktenordner, Festplatten und E-Mail-Systeme mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur versehen sein. Denn jedes Dokument könnte wertvolle Informationen enthalten, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Diese Informationen müssen schnell und zu jeder Zeit abrufbar sein. Mit Hilfe entsprechender Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und der elektronischen Archivierung lässt sich die Verwaltung elektronischer Dokumente vereinfachen und effizient gestalten. Doch „in der Matrix aus modernen DMS- und ECM-Technologien (Enterprise Content Management) und komplexer werdenden Abläufen in Unternehmen fällt es auch einem ausgewiesenen Experten immer schwerer, den Überblick zu behalten“, weiß Klaus-Peter Elpel, stellvertretender Leiter des VOI-Competence-Centers Standards und Normen ECM. „Techniken, die die Arbeit erleichtern sollen, müssen zunächst verstanden und beherrscht werden. Standards bieten hier die dringend nötige Orientierung.“ Und Olaf Drümmer, Leiter des VOI-Competence-Centers Standards und Normen ECM, ergänzt: „Standards sorgen für Transparenz am Markt und bieten den Marktteilnehmern allgemein anerkannte Bezugspunkte.“ Dies erhöhe Aspekte wie die Rechtssicherheit, Produktivität, Qualität und Interoperabilität.

Qualität und Interoperabilität hebt auch Sven Hattenbach, Product Manager bei Optimal Systems, als Ziele von Standardisierungen hervor. Als weiteres Schlagwort nennt er die Universalität: „Einerseits werden einheitliche Richtlinien geschaffen, um überall gültige Formate und Vorgehensweisen zu etablieren. Wenn es um Prozesse geht, beschreiben IT-Standards jene Abläufe, die branchenweit ähnlich verlaufen. Es werden bestmögliche Vorgehensweisen abgebildet, die dann für eine ganze Branche oder für eine Aufgabe gültig und ggf. bindend sind. Das ist z.B. bei Qualitätsstandards der Fall. Andererseits werden die kleinsten gemeinsamen Nenner festgelegt, damit zwei IT-Systeme interagieren können. Dies wiederum ist der Fall bei standardisierten Schnittstellen und Standardformaten.“ Ferner helfen Standards auch in puncto Investitionssicherheit, weiß Dr. Martin Bartonitz, Produktmanager bei der Saperion AG, zu berichten: „Als Konsument vertraue ich eher einem Produkt, das einem Standard konform ist. Ein gängiges Beispiel hierfür ist das Tüv-Siegel. Als Produzent wiederum erziele ich Wettbewerbsvorteile, denn ich kann je nach Ausrichtung eines Standards ein Produkt mit anderen Komponenten koppeln, wie z.B. bei Handys und Ladegeräten.“

Festgelegt werden die Standards von unterschiedlichen Normungsorganisationen und Gremien, wobei zwischen nationalen und internationalen Organisationen unterschieden werden muss. Das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN) ist beispielsweise die bedeutendste nationale Normungsorganisation. Bei den DIN-Normen handelt es sich aber lediglich um Empfehlungen, d.h. ihre Anwendung ist keine Pflicht. Auf internationaler Ebene wirkt u.a. die Internationale Organisation für Normung (ISO), der verschiedene Normungsorganisationen wie auch die DIN angehören. „Dann gibt es Organisationen wie OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), AIIM (Association for Information and Image Management) oder WfMC (Workflow Management Coalition), in denen sich Anwender und Hersteller als Mitglieder gemeinsam zur Entwicklung an einen Tisch setzen“, betont Dr. Martin Bartonitz. „Von einem echten Standard kann man allerdings erst sprechen, wenn er auch vom Markt akzeptiert worden ist.“ Gleiches bestätigt Sven Hattenbach: „Das letzte Wort hat immer der Markt. Es reicht nicht, dass eine Interessengemeinschaft, ein normierendes Gremium oder der Gesetzgeber etwas vorgibt. Der Standard muss sich am Markt durchsetzen und etablieren.“ Ob sich ein Format letztlich durchsetzt oder nicht, hängt beispielsweise von der Marktdurchdringung eines Produkts, dem Aufwand der Normierung sowie dem Einfluss des entsprechenden Gremiums ab.

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Tiff hat ausgedient

In Abhängigkeit vom Urheber einer Normierung muss generell zwischen verschiedenen Standardformen unterschieden werden, wie Olaf Drümmer vom VOI-Verband erläutert: „Neben den ‚richtigen’ Standards von offiziell akkreditierten Organisationen wie DIN oder ISO wird bei Spezifikationen von Branchenverbänden oder einzelnen Herstellern von Industriestandards gesprochen. Bei Vorgaben von Behörden wie dem BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) spricht man wiederum von Richtlinien. Weiterhin gibt es sogenannte ‚de-facto-Standards’. Damit gemeint sind Regeln oder Regelwerke, die sich über die Zeit durchgesetzt haben, ohne dass ein Gremium oder eine Organisation dies vorangetrieben oder beschlossen hätte.“ Im DMS/ECM-Umfeld wiederum lassen sich die Standards in verschiedene Kategorien einteilen. So gibt es beispielsweise Standards für Dateiformate, (Meta)daten, Schnittstellen, Betriebs-, Speicher- und Datenbanksysteme, Digitale Signaturen, Datenträger und Prozesse bzw. Workflows.

Die wichtigsten Standards im DMS-Bereich sind letztlich jene für das Format von Dokumenten zur Aufbewahrung über längere Zeiträume. „Darüber wird sichergestellt, dass Dokumente auch nach Jahren noch abrufbar sind“, weiß Dr. Martin Bartonitz. „Früher wurde dafür das Bildformat Tiff genutzt. Seit etwa 2009 werden vermehrt Dokumente im PDF/A-Format abgespeichert.“ Gleiches bekräftigt Olaf Drümmer: „Mikrofilm und Tiff sind nicht mehr zeitgemäß für das Archivieren – schon gar nicht bei anspruchsvollen digitalen Dokumenten. Da sich auch Papier sehr zweckmäßig digitalisieren lässt, bestand ein großes Bedürfnis am Markt, ein Format zu finden, das sich für alle Einsatzzwecke gut eignet. Das PDF-Format an sich kam dem schon ziemlich nahe, brachte allerdings eine ganze Reihe Unwägbarkeiten mit sich, wenn es um Dokumentenaustausch oder Archivierung ging.“ Der PDF/A-Standard lege eine klar definierte Teilmenge des weit verbreiteten PDF-Formates fest, die bestmöglich für die Archivierung von elektronisch abgespeicherten Dokumenten geeignet ist. „Ein strenger Normierungsprozess gewährleistet, dass PDF/A alle technischen und praktischen Zielsetzungen für die Archivierung von digitalen Inhalten erfüllt“, ergänzt Ulrich Isermeyer, Acrobat-Experte bei Adobe. „Das ist ein wichtiger Grund für die weltweite Einführung von PDF/A in mehr als 50 Ländern auf nationaler Ebene und die Einbindung in Standardisierungs- und Compliance-Gesetze.“ Tatsächlich ist das Format derart erfolgreich, dass sich im Jahr 2006 gar ein eigener Verband gegründet hat: Das PDF/A Competence Center zählt inzwischen über 100 Mitglieder in der ganzen Welt.

Ein weiteres Format, das sich in den letzten Jahren verbreitet haben soll, ist CMS (Cryptographic Message Syntax) für die Signaturdatei. Es ermöglicht für Dokumente den Nachweis der Authentizität und Integrität. Ferner hält der Markt mit dem recht neuen Standard CMIS (Content Management Interoperability Services) den direkten Nachfolger von iECM (Integrated Environmental Control Model) bereit. Bei CMIS handelt es sich um einen OASIS-Standard, der einen einheitlichen Zugriff von Unternehmensanwendungen auf die oftmals proprietären Content-Repositorys im Enterprise-Content-Management-Markt ermöglichen soll. „CMIS wurde im letzten Jahr zu Ende gebracht“, so Dr. Martin Bartonitz. „Diese Spezifikation ist sehr schlank – vermutlich aber zu schlank. Dennoch haben ihn schon einige Hersteller umgesetzt, sowohl seitens des Repository als auch bei der Anwendung.“ Grundsätzlich hält Bartonitz alle Standards, die eine geringe Komplexität besitzen, für sinnvoll.

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PDF/A auf dem Vormarsch

Stellt sich nun die Frage, inwieweit die Dokumentenmanagementanwender das Thema „Standardisierungen“ als wichtig erachten und sich konkret darüber informieren. Saperion beobachtet, dass sich die Anwender im Mittelstand kaum Gedanken über komplexere Standards machen oder sich lediglich nach den einfacheren Standards erkundigen. Großkunden hingegen ließen sich gerne von Beratungshäusern unterstützen. Auch Optimal Systems stellt immer wieder fest, wie wichtig es den CIOs ist, dass das DMS- bzw. ECM-System im eigenen Unternehmen Standards unterstützt. Ein Anwender des Software-Anbieters ist die Mediengruppe Pressedruck mit Sitz in Augsburg. Ihr Kernprodukt, die Augsburger Allgemeine, zählt zu den zehn führenden Tageszeitungen in Deutschland. Mit einer Auflage von rund 332.000 Exemplaren erreicht sie täglich über 900.000 Leser. Um ihre Prozesse zu optimieren, setzt die Unternehmensgruppe mit ihren rund 1.600 Mitarbeitern auf ein Dokumentenmanagementsystem. „Der Funktionsumfang von OS/ECM – vor allem im Standardpaket – hat unsere Entscheidung stark beeinflusst. Mit anderen ECM-Systemen hätten diese erst im Projekt aufwändig programmiert werden müssen“, berichtet Stefan Hoser, Projektleiter bei der Mediengruppe Pressedruck. „Die Nutzung von Standardtechnologien wie z.B. Schnittstellen war deshalb wichtig, weil sich damit die Einführung schnell und reibungslos realisieren ließ. Desweiteren setzen wir auch auf Standards bezüglich IT-Compliance und revisionssichere Langzeitarchivierung und nutzen deshalb z.B. das Format PDF/A.“

Die Einführung von PDF/A ist bei der Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG wiederum noch in Planung. Der Marktführer im Segment der Mineralwasser setzt seit 2008 auf ein modernes digitales Archiv von Saperion, mit dessen Hilfe Dokumente leichter gefunden werden können. Außerdem können die Gerolsteiner-Mitarbeiter parallel arbeiten, was die Geschäftsprozesse beschleunigt. Zu den wesentlichen Auswahlkriterien für die Lösung zählten die nahtlose Einbettung in die vorhandene Systemlandschaft, die problemlose Übernahme des Dokumentenbestands in das neue Archiv sowie die Nutzung von Standards. Hierzu Werner Schwarz, Prokurist/CIO von Gerolsteiner: „Standards sind eine wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen Archivbetrieb. Unserer Archivnutzung liegt die Philosophie zugrunde, dass die Prozessführung in übergeordneten Systemen passiert, z.B. in unserem SAP. Die Anbindung an solche Systeme wird durch die Verfügbarkeit von Standards wesentlich erleichtert.“ Aus diesem Grund entwickelt sich Gerolsteiner in puncto Standards auch immer weiter und plant somit derzeit die durchgängige Einführung von PDF/A.

Diesem sagt Saperion-Produktmanager Dr. Martin Bartonitz generell eine rosige Zukunft voraus. „Vielleicht kann man auch Moreq2010 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) und CMIS eine Chance geben, da sie weniger komplex geworden sind. Aber die Technik schreitet so rasant voran, dass die Regelwerke stetig mehr werden.“ Dem kann sich Peter Fischer, Product Solution Manager Sharepoint bei Microsoft Deutschland, nur anschließen: „Mit Web 2.0 sind die Kommunikationskanäle in Unternehmen vielfältiger geworden. Collaboration und Social Networking dienen inzwischen ebenso dem Informations- und Dokumentenaustausch wie E-Mails. Damit wächst auch der Anteil unstrukturierter Informationen, gerade bei den Wissensarbeitern in Unternehmen. Cloud Computing wird diesen Trend noch weiter verstärken. Gefragt sind deshalb künftig Technologien und Standards, die diese veränderte Arbeitsweise unterstützen.“

 

Ziele von Standardisierungen

Zersplitterung von Lösungen vermeiden
Austauschbarkeit von Komponenten erreichen
Langfristig stabile Lösungen schaffen
Interoperabilität sicherstellen
Verkürzung vertraglicher Regelungen erreichen
Höhere Rechtssicherheit erreichen
Anbieterunabhängigkeit, stärkerer Wettbewerb, Kosten

Quelle: Zöller & Partner GmbH/VOI Competence Center Standards und Normen ECM

Bildquelle: © skodonell/iStockphoto.com

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