Vier Tipps von Information Builders

Permanente Optimierung betrieblicher Kennzahlensysteme

Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne Reporting, der Grunddisziplin von Business Intelligence, aus. Einen massiven Nachholbedarf gibt es aber noch bei den betrieblichen Kennzahlensystemen. Im schlimmsten Fall fehlen sie ganz, meist aber wurden sie einmal eingeführt und nie wieder geändert.

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Seit das Marktforschungsunternehmen Gartner vor rund 20 Jahren den Begriff Business Intelligence (BI) prägte, hat sich der Unternehmensalltag grundlegend gewandelt. Angefangen hat alles mit Berichten. Grundlage dafür bilden die in den vorhandenen ERP-Systemen anfallenden Unternehmensdaten. Sie werden genutzt, um aus verschiedenen Blickwinkeln die Lage des Unternehmens zu analysieren und zu bewerten. Reports und Analysen sind auch heute noch notwendig, reichen aber bei Weitem nicht aus.

Ohne betriebliche Kennziffern (KPIs = Key Performance Indicators) lässt sich heute kaum noch ein Unternehmen führen und weiterentwickeln. Die KPIs werden so zum unverzichtbaren Bestandteil einer erfolgreichen BI-Strategie. Information Builders hat dazu vier Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung von KPIs formuliert.

Messen

In der Messphase ermitteln Unternehmen den aktuellen Stand der definierten betrieblichen Kennziffern, etwa der Bearbeitungszeit, der Durchlaufzeit, der Erfolgsrate im ersten Durchlauf, des Nachbesserungsanteils, der Reaktionszeiten oder der Termintreue. Beim Sichten der Messergebnisse ergeben sich möglicherweise Widersprüche zu den gesammelten und den zu erwartenden Werten und es zeigen sich Defizite bei der Datenerfassung. Die Feststellung von Problemen bei der Datenerfassung und deren Korrektur ist eine notwendige Entwicklung während der Messphase. Werden diese Probleme nicht beseitigt, sind weitere Schritte nicht erfolgreich.

Analysieren

Im nächsten Schritt werden die Daten unter einem anderen, neuen Blickwinkel als bisher untersucht, um versteckte Beziehungen aufzudecken, die Antworten auf Fragen liefern wie „Was waren die Ursachen für bestimmte Ergebnisse der KPIs?“. Bei der Etablierung der BI sind mehrere Werkzeuge entstanden, die den Analyseprozess erleichtern. Beispiele dafür sind Ad-hoc-Reporting, Data Mining (mehrdimensionale Analysen) und OLAP (Online Analytical Processing).

Planen

Wurden in der Analysephase die Ursachen für bestimmte Abweichungen von den Soll-Werten ermittelt, gilt es im nächsten Schritt, die Auswirkungen von Änderungsmaßnahmen zu untersuchen. In dieser Phase sollten Unternehmen „Was wäre, wenn“-Szenarien mit ihren Daten durchspielen, um festzustellen, welche Prozessänderungen das Unternehmen in die gewünschte Richtung bringen. Die Software für diesen Bereich des BI-Optimierungszyklus fällt in die Kategorien Planung, Budgetierung und Prognose.

Verbessern

In der vierten Phase des BI-Optimierungszyklus sichten die an den Entscheidungsprozessen in den Unternehmen Beteiligten die Resultate und mögliche Problemlösungen aus vorhergehenden Phasen und entscheiden dann über weitere Maßnahmen. Als Ergebnis der Verbesserungsphase können neue Bereiche oder Messgrößen zur nächsten Messphase hinzugefügt werden, sodass der Fortschritt von Entscheidungen des letzten Zyklus überwacht werden kann. Damit beginnt der BI-Optimierungszyklus wieder von vorne.

„Um eine nachhaltig wirkende Unternehmenssteuerung zu etablieren, müssen Unternehmen mit BI-Technologien die operative und die strategische Ebene in einem geschlossenen Kreislauf aus Messen, Analysieren, Planen und Verbessern miteinander verknüpfen“, sagt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. „Dieser ganzheitliche Ansatz nutzt die vorhandenen BI-Technologien und -Verfahren, um aus den unterschiedlichsten Datenquellen handlungsrelevantes Wissen für Entscheider auf allen Ebenen des Unternehmens zu produzieren. BI wird so zu einem Steuerungsinstrument, das laufende Prozesse überwacht, analysiert und diese permanent anpasst.“

www.informationbuilders.com

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