Pro & Kontra

Eignet sich Excel zur effizienten und intelligenten Auswertung von Unternehmens­daten oder eher nicht? Zwei Software-Experten beleuchten das Für und Wider.

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Pro:

Eckhard Moos, Vorstandsvorsitzender der Kern AG

Ob man es gut findet oder nicht: Excel ist im Controlling so weit verbreitet wie keine andere Applikation. Die Software überzeugt mit gefälliger Handhabung, umfassendem Formelapparat und leistungsfähigen Funktionen. Experten aller Fachgebiete bewältigen mit Excel komplexe Anforderungen, kommunizieren unternehmensweit die Ergebnisse ihrer Arbeit und liefern Material für Entscheidungen auf allen Ebenen. Zwar ist das Konsolidieren von Daten mit Excel aufwendig und fehleranfällig: Formeln können richtig oder falsch, transparent oder undurchdringbar sein, ganz zu schweigen vom Risiko versehentlich oder absichtlich manipulierter Daten. Das gilt vor allem, wenn Excel stand alone zum Einsatz kommt, da es fast jeden Sinn oder Unsinn zulässt. Dennoch: Im Controlling sowie in nahezu allen anderen Fachgebieten ist Excel als universelles Werkzeug nicht zu ersetzen. Es führt zu gewaltigen Akzeptanzproblemen, wenn man diese Wirklichkeit leugnet.

Das Festhalten an Excel stellt Controller jedoch vor das Dilemma, den eigenen Anspruch an ungebrochene Prozesse und vertrauenswürdige Informationen zu konterkarieren. Ist im Unternehmen ein ERP-System vorhanden, ist dieser Zwiespalt überwindbar. Dazu ist es allerdings nötig, Excel in die Prozesse des ERP-Systems zu integrieren. Der Datenaustausch über bidirektionale Schnittstellen garantiert dann konsistente, aktuelle und durch Berechtigungsprüfungen abgesicherte Daten. Während der Session bleiben die User in ihrer vertrauten Excel-Umgebung und nutzen diese als Bedienoberfläche für die ERP-Module. Im Zusammenspiel kann jede Anwendung ihre Stärken ausschöpfen: ERP punktet mit seiner Prozessintelligenz und der zuverlässigen Datenverarbeitung. Excel kann weiterhin mit seinen Stärken bei der Ableitung, Berechnung und Darstellung von Daten auftrumpfen. Auf die Frage „Pro oder Kontra Excel?“ lautet die Antwort also „Excel und ERP!“. Nicht das Ausschließen, sondern die ­Integration beider Lösungen ist entscheidend.

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(Fortsetzung)

Kontra:

Hermann Hebben, Geschäftsführer der Cubeware GmbH

Microsoft Excel als ­alleiniges BI-Werkzeug? Von mir gibt es hier ein „klares Jein“, denn nicht jeder kommt mit Excel gleichermaßen zurecht. Ein Ja allenfalls für den Con­troller als Power User mit soliden Anwendungskenntnissen, der alle Gestaltungs- bzw. Berechnungsfreiheiten nutzen kann. Ein Nein jedoch für eher ungeübte Excel-User in Fachabteilungen – sie laufen Gefahr, über Fehlerpotentiale in Excel zu stolpern, beispielsweise beim Verwenden der Entfernentaste, mit der neben Dateninhalten auch Datenanbindungsformeln zur OLAP-Datenbank gelöscht werden. Ein Nein auch, wenn es darum geht, wer was wann sehen oder ändern darf. Dies fehlt in Excel, genauso wie das unterstützte Erstellen mehrsprachiger Berichte und deren Export in beliebige Ausgabeformate. Ein weiterer Knackpunkt liegt im Umgang mit Kollisionen, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Anpassungen im selben Bericht durchführen.

Ein dezidiertes BI-Frontend erlaubt geführte Berichtsfolgen und dient den Mitarbeitern mit Web-/Mobile-Zugängen. Ein weiterer Vorteil liegt in der Team­unterstützung durch eine zentrale Verwaltung von Berichten mit Berechtigungssystemen und Filtern. Summa summarum: Ein BI-Frontend ermöglicht auch dem vergleichsweise ungeübten Nutzer, einfach, effizient und sicher zu analysieren, Berichte und Dashboards aufzubauen oder zu planen. Zudem unterstützt es die Zusammenarbeit im Team, eine zentrale Verwaltung und schafft einen Single Point of Truth.

Es sollte aber nicht um ein Entweder-oder, sondern um ein sinnvolles Miteinander gehen. Aus einem BI-Frontend können Reports nach Excel exportiert werden, wenn etwa komplexere, formelbasierte Nebenrechnungen notwendig sind, und der erfahrene Power User kann „sein“ Excel als Werkzeug für spezielle Aufgaben weiterhin verwenden. Die beste Lösung ist damit ein BI-Frontend plus Excel, denn so nutzt man die Bandbreite von BI ideal.

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