Kommentar von Rupert Lehner, Fujitsu

Raus aus der Archivierungsfalle

Kommentar von Rupert Lehner, Senior Vice President Germany bei Fujitsu Technology Solutions, über die Bedeutung der Datenarchivierung nicht nur bei juristischen Streitfällen

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Das Digitalisieren von Dokumenten hat vieles einfacher gemacht: Elektronische Unterlagen benötigen weniger Platz als Aktenordner. Sie können bei Bedarf schnell nach einzelnen Informationen durchsucht werden und lassen sich auf einfache Weise Mitarbeitern, Wirtschaftsprüfern, dem Finanzamt und anderen Behörden zur Verfügung stellen. Auch das Archivieren von Daten fällt leichter. Sperrige Papierarchive weichen technischen Systemen, die Dokumente über Jahrzehnte hinweg per Mausklick verfügbar halten.

Also einfach eine x-beliebige Archivierungslösung anschaffen und fertig? Nicht ganz. Denn gerade bei der elektronischen Archivierung, vor allem über einen längeren Zeitraum hinweg, gibt es etliche Falltüren. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass viele Archivierungslösungen Etiketten wie „revisionssicher“ oder „rechtssicher“ tragen. Doch was der jeweilige Hersteller konkret unter diesen Begriffen versteht und wie er diese Vorgaben in seinen Produkten umsetzt, bleibt häufig unklar.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit

Selbst die gängige Meinung, dass die Langzeitarchivierung von Informationen auf optischen Datenträgern „bombensicher“ sei, ist ein Mythos. Denn solche Medien lassen sich überschreiben. Damit ist der Anscheinsbeweis der Echtheit der gespeicherten Dokumente zunichte gemacht. Dies steht jedoch im Widerspruch zur Vorgabe der nachprüfbaren und authentischen Speicherung, Konservierung und Verfügbarkeit von Daten über einen längeren Zeitraum hinweg. Falls ausschließlich elektronische Originale vorliegen, muss aufgrund diverser Rechtsvorschriften jederzeit zweifelsfrei festzustellen sein, dass ein Dokument unversehrt ist und etwaige Änderungen lückenlos nachvollziehbar sind.

Für Unternehmen, die eine unausgegorene Archivierungslösung einsetzen, bringt das Risiken mit sich. Denn der Verstoß gegen die Grundsätze einer beweiswerterhaltenden und revisionssicheren Archivierung kann drastische Folgen nach sich ziehen: Erkennen Wirtschaftsprüfer und Behörden die Echtheit von zentralen Dokumenten nicht an, drohen haftungsrechtliche Konsequenzen. Dass Daten über einen längeren Zeitraum in beweiswerterhaltender Form zur Verfügung stehen, ist auch aus anderen Gründen wichtig. Man denke nur an die Produkthaftung. Pharmafirmen oder Automobilhersteller müssen jederzeit nachweisen können, dass sie ihren Sorgfaltspflichten bei der Entwicklung neuer Produkte nachgekommen sind. Gerade bei juristischen Streitfällen spielt die Datenarchivierung eine entscheidende Rolle. Kann ein Unternehmen relevante Unterlagen nicht beibringen oder hat ein Gericht Zweifel an der Beweiskraft der Informationen, etwa weil diese nicht „richtig“ archiviert wurden, fällt das Urteil mit hoher Wahrscheinlichkeit zu seinen Ungunsten aus.

Die technischen Möglichkeiten sind inzwischen vorhanden. Unternehmen sollten sich daher mit dem Thema auseinandersetzen, bestehende Prozesse hinterfragen und vorhandene Systeme gegebenenfalls aufrüsten. Vom BSI zertifizierte Lösungen erfüllen alle Anforderungen an die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung. Sie stellen die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität von Unterlagen sicher.

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