Karsten Renz, Optimal Systems

Rechnungen per E-Mail ohne elektronische Signatur

Karsten Renz, Geschäftsführer bei Optimal Systems kommentiert das Steuervereinfachungsgesetz 2011: Für den Versand von Rechnungen per E-Mail ist keine elektronische Signatur mehr nötig – ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro.

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Am 16. September hat der Bundestag im Vermittlungsausschuss grünes Licht gegeben. Bundestag und Bundesrat haben dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt und damit ist es nun amtlich: Seit dem 1. Juli 2011 ist für den Versand von Rechnungen per E-Mail keine elektronische Signatur mehr nötig. Somit wird die elektronische Bearbeitung von Rechnungen vereinfacht und der Rechnungsversand per E-Mail bzw. über andere elektronische Übermittlungsverfahren künftig zum Standard.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein wesentlicher Schritt hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Erst die digitale Verwaltung aller Informationen ermöglicht eine vollständig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche. In einer Welt, in der wir sogar über Handy oder Tablet-PC täglich geschäftsrelevante Vorgänge erledigen, wirkt so ein Medienbruch - Rechnungen und Briefe für den Postversand auszudrucken - absolut anachronisch. Unsere Bestandskunden haben bereits die Möglichkeit für diese Prozesse, auf Papier komplett zu verzichten. Die neue Regelung vereinfacht dieses Prozedere nun ein Stück, indem man nun auf elektronische Signaturen verzichten kann.

Als Software-Hersteller wissen wir, dass Rechnungseingangsbearbeitung ein häufiger Beweggrund für die Suche nach einer Softwarelösung und ein typisches Einstiegsszenario für Enterprise-Content-Management-Software ist. Das liegt daran, dass deren manuelle Bearbeitung oft ineffizient und extrem aufwendig ist: neben dem hohen manuellen Aufwand und den langen Durchlaufzeiten bei der manuellen Verarbeitung, dem Versand und Empfang von Rechnungen, kommen auch alle Kosten wie Porto, Versandmaterial, Falzung und Kuvertierung dazu.

Was ändert sich mit dem Steuervereinfachungsgesetz, was nicht:
•    Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird – hierunter fallen Rechnungen die per E-Mail ggf. mit PDF oder Textdateianhang, Computer-Telefax oder Fax-Server, Web-Download oder Datenübertragung (EDI), De-Mail oder E-Post übermittelt werden. Ein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren wird vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben.
•    Die Verwendung von elektronischen Signaturen ist nicht mehr vorgeschrieben, sie können aber weiterhin verwendet werden. Das bedeutet nicht, dass elektronische Signaturen an Relevanz verlieren: sie kommen in allen Sorten von digitalen Dokumenten zum Einsatz, nicht nur bei Rechnungen.
•    Jedes Unternehmen legt selbst fest, welches Kontrollverfahren angewendet wird, um die Echtheit der Herkunft der Rechnung sowie die Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten.
•    Egal, ob elektronische oder Papierrechnung – alle Rechnungen sind laut Gesetz gleich lange aufzubewahren. Nach diesem Gesetz müssen elektronisch erzeugte Rechnungen für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

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