Sharepoint-Tuning

Kommentar von Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax, über die Öffnung von Microsoft Sharepoint 2010 öffnet Microsoft für andere Anbieter und dessen Nutzen für Enterprise-Umgebungen

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Mit Wachstumsraten von rund 25 Prozent pro Jahr ist Sharepoint mittlerweile der am schnellsten wachsende Geschäftszweig von Microsoft. Microsoft-Chef Steve Ballmer bezeichnet die Plattform gar als „das nächste große Betriebssystem“. In der Vergangenheit traf dies jedoch höchstens für kleine und mittelständische Unternehmen zu. Für den Einsatz im Enterprise-Umfeld wies die Plattform einige Lücken auf, beispielsweise beim Dokumenten-Capturing. Viel zu lange hat Microsoft versucht, alles alleine zu machen. Mit Veröffentlichung der Version 10 und der lange fälligen Öffnung der Plattform für Partnerunternehmen gewinnt Sharepoint nun auch bei Großunternehmen an Boden und kann am Ende die Prophezeiung von Ballmer Wirklichkeit werden lassen.

Sharepoint wird als Content-Management-System (CMS), als Dokumentenmanagementsystem (DMS), als Plattform zum Prozessmanagement oder als Collaboration-Tool bezeichnet. Alles trifft zu – und auch wieder nicht. Die Plattform ist keine Lösung, die man installiert und direkt produktiv nutzen kann, sondern eher ein Framework, das die genannten Bereiche integriert und sich in bestehende Geschäftsprozesse einbinden lässt. Sharepoint hilft bei der Organisation von Daten, dem Informationsmanagement und der Archivierung. Wenn man so will, ist es ein Betriebssystem für Geschäftsprozesse. Das Produkt macht sich die Funktionalität und Verbreitung der Office-Anwendungen aus dem Hause Microsoft zunutze und stellt eine Plattform zur Verfügung, mit der die Desktops und Programme verbunden werden. Da an jedem Arbeitsplatz identische Clientsoftware verwendet wird (Office und ein Webbrowser, idealerweise der IE 9), ist die Collaboration zwischen einzelnen Mitarbeitern, in Teams oder unternehmensweit möglich, ohne dass Medienbrüche oder inkompatible Dateien auftreten.

Auf einem Auge bisher blind

Diese Ausgangssituation ermöglicht im nächsten Schritt, auch papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und in elektronische Workflows einzubinden. Auf dem „Papierauge“ ist Sharepoint aber blind, für die Erfassung von Dokumenten wird keine leistungsfähige Lösung angeboten. Natürlich kann jeder Mitarbeiter lokal Dokumente scannen, beispielsweise mit seinen Office-Lösungen, und sie dann elektronisch weiter verteilen oder mit Teammitgliedern austauschen. Es fehlt jedoch eine Komponente, um die Dokumentenerfassung (Capturing) zentral steuern und die gesamte Dokumentenverarbeitung weitgehend automatisieren zu können. Für unternehmensweite Installationen eine enorm wichtige Funktion, denn nur so lassen sich beispielsweise definierte Dokumentenklassen automatisch einem Team oder einem Mitarbeiter zuordnen, Dokumente in Workflows oder Transaktionssystemen weiter verarbeiten oder einheitlich ablegen.

In fast allen Branchen werden heute Informationen losgelöst von Format direkt beim Eintritt der Dokumente in das Unternehmen erfasst und für die weitere Verwendung transformiert. Durch die Anbindung von spezialisierten Lösungen wie sie etwa Kofax mit seinem „Enterprise Information Capture“-Ansatz bietet, lassen sich die Möglichkeiten von Sharepoint erweitern. Durch das Zusammenspiel der Technologien können Dokumente einfach digitalisiert, Daten aus Dokumenten extrahiert und Informationen in Geschäftsprozesse bzw. Workflows integriert werden. Der aus dieser „Tuning-Maßnahme“ resultierende Nutzen ist erheblich, denn die automatische Behandlung von Dokumenten ist Voraussetzung für die Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse. Und allen IT-Verantwortlichen ist heute klar, dass der Schlüssel für eine effiziente IT in der möglichst umfassenden Automatisierung liegt. Sharepoint ist dafür mittlerweile eine gute Lösung. Mit den entsprechenden Ergänzungen sogar eine hervorragende.

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