Ressource Mensch

Weniger verwalten, mehr gestalten

Angesicht des zunehmenden Fachkräftemangels steigt der Wert der Ressource Mensch im Unternehmen. Doch oft sind die Mitarbeiter durch ­administrative ­Aufgaben „geblockt“. Hier kann entsprechendes Personalmanagement helfen.

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Geschäftsprozessmanagement, neudeutsch Business Process Management (BPM), kann Personalabteilungen in doppelter Hinsicht unterstützen: Runde Personalprozesse verschlanken einerseits Verwaltungsprozesse, auf der anderen Seite können sie dazu beitragen, dass wichtige strategische Themen wie etwa die Karriereplanung im Unternehmen möglichst effizient und zielführend umgesetzt werden.

Zwar verfügen die meisten Unternehmen heute über leistungsfähige HR-Systeme. Das Manko besteht jedoch darin, dass diese die Lücken und Medienbrüche zwischen den stark verteilten Prozessteilnehmern und den unterschiedlichen Systemen nicht effizient schließen. Oft läuft die Kommunikation informell über Telefon oder E-Mail und wird nicht dokumentiert; In­formationen aus verschiedenen, mehr oder weniger zugänglichen Systemen wie ERP oder CRM werden benötigt, Daten werden mehrfach erhoben, bei der Übertragung schleichen sich Fehler ein und keiner weiß genau, auf welchem Schreibtisch ein Prozess zum Erliegen gekommen ist, weil es an Transparenz mangelt. Um diese Prozesse rund zu gestalten, gilt es, sämtliche Glieder im Prozess – also alle Menschen und Systeme – richtig und harmonisch aneinanderzufügen und damit Medienbrüche zu überwinden. Smartes Personalmanagement funktioniert dabei im Prinzip so, dass die verschiedenartigen systemischen Lösungen, die in die Personalprozessen involviert sind, auf einer Ebene zusammengeführt werden, auf der sie nahtlos miteinander kommunizieren können.

Durch automatisierte Aufgabenzuweisungen mit Hilfe einer flexiblen Workflow-Funktionalität laufen die Prozesse nicht nur deutlich schneller, auch Compliance und Konsistenz verbessern sich. Zudem sinkt die Fehlerrate und Selfservice-Funktionalitäten lassen sich einarbeiten. Auch wird die Transparenz erhöht: Alle Vorgänge werden über Abteilungen hinweg nachvollziehbar. Solche Personalprozesse arbeiten dabei auf Basis bestehender Systeme und Daten und nutzen diese wirksam. Medienbrüche werden weitestgehend vermieden. Im Ergebnis führt das zu effizienteren Prozessen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Versetzungen, Gehaltserhöhungen, Freistellungen etc. verkürzt sich enorm. Ein Life-Sciences-Unternehmen beispielsweise gibt an, dass es Bearbeitungszyklen, die früher einen Monat beanspruchten, dank solcher HR-Prozesse heute in einer Woche erledigt. Der größte Vorteil aber ist die Prozesstransparenz. Denn dadurch werden Flaschenhälse sichtbar, deren Beseitigung sich früher oder später in barer Münze auszahlen wird.

Unterstützung für strategische Aufgaben

Die leichtere Administration ist eine Hilfe, die sich durch neu gestaltete Personalprozesse bietet. Die andere bezieht sich auf die strategischen Herausforderungen von HR-Abteilungen, zum Beispiel beim Thema Karriereentwicklung. Der Zusammenhang: Neue Mitarbeiter einzustellen ist kostspielig und angesichts des leer gefegten Bewerbermarktes schwierig. Zugleich ändern sich aufgrund des Wettbewerbs die Anforderungsprofile und Aufgaben im Unternehmen fortlaufend. Es gilt, die vorhandenen Mitarbeiter auf diese Aufgaben optimal vorzubereiten. Dafür benötigt man stringente Prozesse, die über die bisherigen Karriereentwicklungsmodelle in Unternehmen hinausgehen. Das Manko in vielen Unternehmen war es lange, dass die Karriereentwicklung nicht eng genug mit der Geschäftsentwicklung verzahnt war. Viele Maßnahmen waren ineffektiv, gingen am eigentlichen Ziel – Mensch und Firma fit für die nächste Entwicklungsstufe zu machen – vorbei. Der Grund dafür lag und liegt auch heute noch häufig darin, dass die entsprechenden HR-Verantwortlichen in einem Silo agieren – ohne Rückkoppelung zur Geschäftsstrategie. Eine typische HR-Organisation hat keine Kontrolle darüber, wie sich fehlendes Wissen auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens auswirken wird. Auch fehlt es ihr in der Regel an technischer Unterstützung und einer integrierten Vorgehensweise, wie sich die Mitarbeiter entsprechend qualifizieren können. Erste Unternehmen haben die Notwendigkeit erkannt, hier andere Wege einzuschlagen. Sie setzen auf ein integriertes Talentmanagement. Das bedeutet: Alle Komponenten des Talentmanagements, also etwa die Bereiche Karriere-, Kompetenz- und Leistungsmanagement, Vergütung, Qualifikation sowie Mitarbeiterplanung, sind nicht nur „handwerklich“ richtig ausgearbeitet – so liegen für das Kompetenzmanagement z.B. brauchbare Kompetenzen und ein Skill-Katalog vor. Alle Komponenten stehen auch logisch wie technisch – auf der BPM-Ebene – in einer Beziehung zueinander, wodurch bessere Entscheidungen für Talente getroffen werden können. So lassen sich systematisch bestimmte Qualifikationsmaßnahmen zur Steigerung der Job-Performance aus den Komponenten Karriere-, Kompetenz- und Leistungsmanagement ableiten.

 

Personalprozesse in der Praxis: Beispiel Mitarbeiter­versetzung

Folgendes Szenario: Ein Mitarbeiter soll innerhalb des Unternehmens oder Konzerns versetzt werden. Die aufnehmende und abgebende Führungskraft stimmen sich untereinander, mit dem Mitarbeiter und der Personalabteilung ab. Die Informationen über die aktuelle und neue Position werden „gesammelt“, Freigaben werden eingeholt, die Vorgangsdaten werden ergänzt, geprüft, freigegeben. Auf Basis der Daten und Freigaben werden neue Dokumente bzw. Verträge erstellt. Gesprächstermine werden geplant, Gespräche durchgeführt, abschließend werden Versetzungsdaten in Personalsysteme eingepflegt und gegebenenfalls neue Prozesse (z.B. Freigaben) angestoßen.

Traditionelle Lösung: Der Vorgang wird per Papier, Telefon und E-Mail bearbeitet – in einer zum Teil ineffizienten Arbeitsumgebung über mehrere Systeme hinweg. Daten werden doppelt erfasst, sind fehlerhaft. Die Prioritäten sind inkonsistent, der Datenfluss zwischen den Systemen unvollständig. Es gibt keine Kontrollen über System- oder Geschäftsereignisse bzw. Ausnahmen, es fehlt die Transparenz über die Prozess-Performance sowie -Compliance.

Prozessorientierte Lösung: Der Vorgang wird durch einen Workflow unterstützt, die Benutzeroberfläche der Lösung ist auf den Fachanwender zugeschnitten, dieser kann sie einfach und schnell entwickeln und anpassen. Vorteile: Die Prozessschritte laufen automatisiert ab, Compliance und Konsistenz verbessern sich. Die Fehlerrate sinkt durch Automatisierung und die Ablösung von Papier und E-Mail-Prozessen. Selfservice-Funktionalitäten werden ausgeweitet, auch herrscht mehr Transparenz: Die Vorgänge werden über Abteilungen hinweg nachvollziehbar gemacht. Bestehende Systeme und Daten werden wirksam genutzt, Medienbrüche werden vermeiden.

Quelle: IBM Deutschland

 

Bildquelle: iStockphoto.com/Muharrem Oner

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