SAP-Konsolidierung: Kosten senken, Agilität gewinnen

Wildwuchs der SAP-Systeme – was nun?

Heterogen gewachsene SAP-Systeme können schnell zum Wildwuchs werden: Hohe Kosten und fehlende Agilität sind die Folge. Mit einer SAP-Konsolidierung lassen sich daher bis zu 20 Prozent Betriebs­kosten sparen.

---

IT-Verantwortliche vieler Unternehmen kennen diese Situation nur allzu gut: Die neue Geschäftsausrichtung ist eine Vorgabe des Vorstands als Reaktion auf langfristige Marktentwicklungen. Dazu soll ein Geschäftsbereich verkauft werden, gleichzeitig fordert der Chief Financial Officer (CFO) die Vereinheitlichung von IT-gestützten Geschäftsprozessen, um Kosten weiter senken zu können. Doch wenn heterogen gewachsene SAP-Landschaften im Spiel sind, stehen IT-Leiter oft vor komplexen Aufgaben. „Viele Unternehmen stoßen an ihre Grenzen, wenn es darum geht, ihre bestehenden SAP-Anwendungen an neuen Anforderungen auszurichten“, erklärt Dr. Cristian Wieland, Head of Analytics beim Marktforschungsinstitut RAAD Research. Laut einer Studie im Auftrag von Accenture unter 100 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sehen zwei Drittel der IT-Verantwortlichen dringenden Handlungsbedarf, ihre SAP-Systeme zu optimieren. Der Grund: Über viele Jahre hinweg haben die Unternehmen immer neue Anwendungen installiert und weitere Module hinzugefügt. So entstand vielerorts ein regelrechter Wildwuchs. „Drei Viertel der befragten Unternehmen verfügen über mehr als ein SAP-System und weisen damit grundsätzlich einen Ansatzpunkt für Konsolidierungsbestrebungen auf“, sagt Wieland.

Große und heterogene SAP-Landschaften können schnell zu zwei wesentlichen Wettbewerbsnachteilen führen: Zum einem werden Unternehmen unbeweglicher und können schwerer in neue Geschäftsfelder oder Märkte expandieren. Zum anderen entstehen höhere Kosten für Betrieb und Wartung, als es eigentlich nötig wäre. Laut Umfrage haben das Risiko zwei Drittel der befragten IT-Entscheider erkannt, aber nur jeder Dritte plant konkrete Abhilfe. Der Widerstand in den betroffenen Geschäftsbereichen (47 Prozent), das fehlende Budget (49 Prozent) und der zu erwartende hohe Aufwand (53 Prozent) werden als Hürde für eine Optimierung angeführt. „Damit bleiben viele Unternehmen dem Status quo verhaftet und nehmen Kosten- und somit auch Wettbewerbsnachteile in Kauf“, erläutert Dr. Max Schaifers, Experte für SAP-Systemkonsolidierungen bei Accenture, die Situation. „Mit einer technischen Konsolidierung von SAP-Systemen lassen sich Betriebskosten schnell um 20 Prozent senken. Wer gleichzeitig eine Prozessharmonisierung vornimmt, kann sogar weitere Effizienzpotentiale heben und seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.“

Harmonisierung von Datenbeständen

Der klassische Ansatz zur Beseitigung des Wildwuchses einer SAP-Landschaft ist die technische Konsolidierung – also das Zusammenlegen von Rechenzentren und Mehrmandantensystemen. Doch die größten Effizienzpotentiale stecken in einem ganzheitlichen Lösungsansatz, der die Harmonisierung von Datenbeständen und Geschäftsprozessen mit einbezieht. Dabei steht die zentrale Koordination von SAP-Plattformen, -Infrastrukturen und -Anwendungen im Mittelpunkt. Je nach Forderung an Effizienz- und Produktivitätssteigerungen haben IT-Leiter die Möglichkeit, zwischen vier Ansätzen zu wählen:

Der erste Ansatz ist die Konsolidierung von Einzelanwendungen, wodurch auf Applikationsebene die Software-Versionen vereinheitlicht werden. Die zentrale Versionsführung sowie einheitliche Wartung und Support sparen Kosten. Der zweite Ansatz ist der Einsatz von Referenzlösungen: Bisher eigenständige Instanzen mit eigenem SAP-System werden als eigenständiger Mandant in einem zentralen SAP-System zusammengeführt. Beim dritten Ansatz werden auf der Ebene der Software-Templates Geschäftsprozesse für ausgewählte SAP-Anwendungen zusammengefasst. Diese „funktionalen Templates“ kommen infrage, wenn verschiedene Geschäftseinheiten die gleiche Unternehmenslösung einsetzen. Die „globalen Templates für integrierte Prozesse“ bilden den vierten Ansatz, wenn Unternehmen auf globaler oder internationaler Ebene einheitliche Software-Templates einsetzen. Dann lassen sich einheitliche und durchgängige Geschäftsprozesse einführen, genauso wie ein kostensparendes Application Management.

Der passende Implementierungsweg

Die technische Konsolidierung von SAP-Infrastrukturen reduziert den Administrationsaufwand und verschafft dem Einsatz von Server- und Rechenzentrumskapazitäten mehr Flexibilität. Doch wie entstehen durch die Harmonisierung von Geschäftsprozessen in der SAP-Lösung weitere Rationalisierungseffekte? „Werden Prozesse vereinheitlicht, einfacher und damit oft schneller oder sogar eliminiert, steigt die Qualität des SAP-Systems und die Effizienz der Arbeitsabläufe. Ebenso sind weniger Wartungskosten die Folge“, fasst Schaifers zusammen. Um diese Rationalisierungseffekte zu heben, stehen drei Implementierungsstrategien zur Auswahl, unter denen sich ein IT-Leiter entscheiden muss.

Die technische Konsolidierung ist die erste Strategie. Sie lässt die Harmonisierung von Prozessen und Daten außen vor. Die Kosteneinsparungen ergeben sich damit rein im Bereich Hardware, IT-Betrieb sowie der Wartung einheitlicher SAP-Systemversionen. Die zweite Strategie ist die „Best-Base-Methode“: Ein SAP-Leitsystem wird für alle weiteren SAP-Systeme genutzt. Alle Tochterunternehmen oder Geschäftsbereiche migrieren dazu in das Zielsystem. Dabei ist mit einem zusätzlichen Aufwand für organisatorische Veränderungen zu rechnen. Als dritte Strategie zählt das „Greenfield-Template“, das eine Neuentwicklung eines System-Templates zum Ziel hat. Dazu setzt die Strategie auf Best Practices der Branche und des eigenen Unternehmens, um alle eigenständigen und zukünftigen Geschäftseinheiten sowie Prozesse optimiert abzubilden. Eine vollständige Prozessharmonisierung schafft den höchsten Grad an Standardisierung, was gleichzeitig oft mit einer Organisationsveränderung einhergeht. „Das ‚Greenfield-Template‘ ist zweifelsohne die Königsklasse, liefert aber den höchsten und nachhaltigsten Wertbeitrag für ein Unternehmen“, so Schaifers. „Daher ist es wichtig, sich von Beginn an mit einem begleitenden Change Management auseinanderzusetzen – dann lassen sich die neuen Arbeitsabläufe zügig in den Anwenderalltag überführen.“

Mit einer ganzheitlichen Harmonisierung von SAP-Landschaften verbessern Unternehmen ihre Kostenstruktur und verschaffen sich mehr Agilität. Kosteneinsparungen im SAP-Betrieb von bis zu 20 Prozent und mehr sind keine Seltenheit. Doch ein Wermutstropfen bleibt: Eine Konsolidierung ist selten mit den vorhandenen Bordmitteln der Unternehmens-IT zu realisieren. Denn während Konsolidierungen von SAP-Systemen und -Infrastrukturen zumeist Projekte von geringerer Komplexität sind, nimmt diese schnell zu, wenn es auch um die Harmonisierung oder Optimierung von Geschäftsprozessen und Daten geht. Deshalb ist es wichtig, einen erfahrenen IT-Partner an der Seite zu haben, der nicht nur eine technische, sondern auch industriespezifische sowie prozessbezogene SAP-Systemkonsolidierung leisten kann.

 

ERP-Nachfrage bleibt konstant

Gemäß einer im Juli veröffentlichten Marktuntersuchung von Techconsult belaufen sich die Ausgaben für Software im Jahr 2011 hierzulande auf 19 Mrd. Euro, gegenüber dem Vorjahr ein Plus von 2,3 Prozent. Die Mehrausgaben des Softwarebereiches kommen in erster Linie den Anbietern von betriebswirtschaftlichen und E-Business-Lösungen zu Gute. CRM- und ERP-Lösungen stehen beim Anwender nach wie vor hoch im Kurs. Unternehmen sind zwar seit Jahren mit hochwertigen und komplexen ERP-Lösungen gut versorgt, Anwender verlangen jedoch zunehmend nach Standardisierung und Vereinfachung, um bei Veränderungen im Unternehmen ihr ERP-System leichter anpassen und den Herausforderungen schnelllebiger Märkte erfolgreich begegnen zu können.

Im Internet: www.techconsult.de

 

Bildquelle: iStockphoto.com/szefei

---