Die IT zieht um

Von: Ina Schlücker

Der Bau eines neuen Rechenzentrums oder ein Standortwechsel des Unternehmens – immer wieder kommt es vor, das die IT vor einem Umzug steht.

Tritt der Fall der Fälle ein, sollte ein IT-Umzug von langer Hand geplant werden. „Jeder Umzug ist ein komplexes Vorhaben, das ohne ein ausgeklügeltes Projektmanagement nicht funktionieren kann“, betont Thomas Mitschke, Data Center Director bei NTT Europe Online in Frankfurt am Main. Das Projektteam sollte dabei aus erfahrenen Fachleuten bestehen und externe Ressourcen einbeziehen, um einen „Tunnelblick“ zu vermeiden. Zudem sei eine klare Aufgabenverteilung erforderlich, beispielsweise zwischen der reinen Logistik und der technischen Umsetzung.

Auch Sebastian Asendorf, Partner bei der Avinway Consultants GmbH in Bad Homburg, empfiehlt eine gewissenhafte Vorbereitung. Denn kein IT-Verantwortlicher könne sich der Illusion hingeben, die alte Umgebung „über Nacht“ an einen neuen Standort zu bringen. Allein die Bereitstellung von Netzwerkverbindungen am neuen Standort bedinge eine Planungsphase von mindestens drei Monaten vor Beginn der Umzugsaktivitäten. „Generell bietet ein Umzug die einmalige Gelegenheit, mit Altlasten aufzuräumen, zu konsolidieren, die Dokumentation wieder auf den aktuellen Stand zu bringen und Know-how aufzubauen. Wenn irgendwie möglich, sollte ein Standortwechsel der IT daher immer schrittweise erfolgen“, fordert Asendorf. Mit einer schrittweisen Vorgehensweise könnten beispielsweise die Ausfall- und Verlustrisiken drastisch gesenkt werden. „Wenn der Umzug in einem großen Schritt erfolgen muss“, erklärt Asendorf, „ist der Aufwand für Vorbereitung und Durchführung erheblich größer.“ Als Ausfallzeit sei mindestens ein volles Wochenende anzusetzen, und beim Wiederanlauf müsse man zwangsläufig mit Fehlern und Serviceunterbrechungen rechnen.

Den von Asendorf geschätzten Zeitrahmen kann Michael Auerbach, Leiter CSS bei T-Systems und verantwortlich für die Computing Services in rund 100 Rechenzentren, nur bestätigen: „Zieht die Hardware um, setzt sich die Ausfallzeit aus der Dauer für Abschaltung, Deinstallation, Transport, Installation, Infrastrukturtest und Wiederanlauf zusammen. Typische Werte hierfür sind 24 bis 48 Stunden.“ Verkürzen können die Anwender die Ausfallzeiten, indem sie auf externe Dienstleister wie T-Systems setzen. „Wir bauen in der Regel die Hardware bereits am Zielstandort auf, führen die Infrastrukturtests vor der Verlagerung durch und ziehen die Daten mittels Leitung um. Damit reduziert sich die Ausfallzeit auf sechs bis 24 Stunden, je nach Art und Umfang der umzuziehenden Assets“, so Michael Auerbach.

Laut Stefan Berlinghof, Geschäftsführer bei der Junctim GmbH aus Karlsruhe, gibt es in puncto Ausfallzeiten gerade bei der Hardware gewisse Unterschiede. „Man muss unterscheiden, ob ein ganzes System oder „nur“ eine Festplatte betroffen ist.“ Außerdem spiele die Komplexität des Systems eine große Rolle. Standardserver können relativ schnell wiederbeschafft und neu aufgesetzt bzw. können so gar während des Umzuges auf Abruf vorrätig gehalten werden. „Bei komplexen Systemen, deren Wert im siebenstelligen Bereich liegen kann, kann eine Wiederbeschaffung mehrere Wochen dauern, das Wiederherstellen gesicherter Daten mehrere Tage. Zur Minimierung dieser Ausfallzeiten ist die Ausarbeitung umfassender Notfallszenarien unumgänglich“, unterstreicht Berlinghof. Auch laufen Netzteile oder Festplatten, die sehr selten abgeschaltet wurden, nach längerem Abschalen manchmal nicht mehr an. Stefan Berlinghof rät: „Daher ist es wichtig, die Zeiten zwischen Abschaltung und Wiederanlauf der Systeme so kurz wie möglich zu halten. Hierzu ist eine detaillierte Ablaufplanung und Koordination des Umzugs unumgänglich.“

Ein weiteres denkbares Szenario, um Ausfälle zu vermeiden, beschreibt Hans-Jürgen Rehm, Presseverantwortlicher bei IBM Deutschland: Da während des Umzugs insbesondere die geschäftskritischen Anwendungen und Daten redundant vorgehalten werden müssen, sei es von Vorteil alle Ressourcen auf ein oder mehrere Ausweichrechenzentren umzuschalten. Betreibt man selbst kein weiteres Rechenzentrum bietet sich für die Zeit des Umzugs das Dazwischenschalten eines IT-Dienstleisters an.

An alles denken

Alles in allem gibt es keine Daumenwerte für den Zeitrahmen eines Umzugs. „Die Dauer ist immer stark abhängig von der Anzahl der Systeme sowie einer eventuellen Datenanbindung zwischen altem und neuem Rechenzentrum. Die Spanne reicht hierbei von Umzügen, die über ein Wochenende stattfinden bis hin zu Umzügen, die schrittweise über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr durchgeführt werden“, berichtet Stefan Berlinghof.

Zum Umzugsablauf selbst gehören in der Regel der parallele Aufbau der Netzwerkinfrastruktur, Desaster Recovery bzw. umfangreiche Backups und Restore-Tests vor dem Umzug sowie auf jeden Fall ein Notfallplan. „Zudem darf man die Einbeziehung von nicht IT-bezogenen Aktivitäten nicht vergessen. Dazu zählt etwa die Beauftragung eines spezialisierten Logistikers für die Hardware, Transportmittel zum LKW, Überprüfung der Transportwege (Türhöhen, die Umgehung von Personenschleusen), ein eventueller Ausfall von Aufzügen, mögliche Baustellen und Straßensperren zwischen den Rechenzentren oder die Arbeitssicherheit“, zählt Thomas Mitschke auf.

Des Weiteren macht Mitschke darauf aufmerksam, dass es keine übergeordnete Behörde gibt, die einem Unternehmen definitiv zusichern kann, dass die Straßen oder Ladezonen zwischen den beiden Standorten während des Umzuges frei sind. „All das muss parallel beim Hoch-, Tief-, Straßenbauamt, dem Wasserversorger und den Stadtwerken erfragt werden. Und auf jeden Fall sollte man den Veranstaltungskalender des Kulturreferates der Stadt oder Gemeinde konsultieren. Ein Straßenfest oder ein Stadtmarathon kann jede detaillierte Planung obsolet machten“, gibt Mitschke zu bedenken.

Zeit zum Ausmisten?

Der Gedanke, teure Hardware quer durch das Land zu transportieren, ist so manchem IT-Veranwortlichen nicht geheuer. Daher gilt es, die Gerätschaften so gut wie möglich abzusichern. „Basierend auf dem Buchwert ist eine Versicherung der Hardware zwingend notwendig“, betont Thomas Mitschke von NTT. „Wobei eine Versicherung nur gegen die direkten Folgen von Verlust und Beschädigung absichern kann“, wirft Timo Brüggemann, Channel Manager EMEA bei Stratus in Eschborn, ein. Den eigentlichen Schaden des Ausfalls – also der verlorene Umsatz, Produktionsausfälle oder das beschädigte Image – kann eine Versicherung nie ganz ersetzen. Hier muss, so Timo Brüggemann, ein Unternehmen durch den Einsatz von Leihgeräten oder ein Ausweich-Rechenzentrum selbst Vorsorge treffen.

Zudem sollten für jeden IT-Umzug spezielle Transportunternehmen beauftragt werden, die die entsprechenden Verpackungsmittel bereitstellen. Und Hans-Jürgen Rehm von IBM rät, bei empfindlicher Hardware grundsätzlich die Herstellerspezifikation für den Transport und die Verpackung zu beachten.

Uneins sind sich die Experten darüber, ob man den Umzug nutzen sollte, um seine IT-Landschaft einmal so richtig auszumisten. „Das ist eine sehr ungünstige Gelegenheit. Ein Server-Umzug ist ja für sich schon komplex, daher sollte man sich nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten. Das Verschlanken der IT ist ebenfalls ein komplexes Vorhaben und nun soll beides am selben Tag stattfinden? Wenn vielleicht schon die Möbelpacker daneben stehen? Das führt nur eine weitere Komplexität ein und erhöht das Ausfallrisiko. Am besten wird die neue Hardware schon vor oder erst nach dem Umzug umgestellt,“ betont Timo Brüggemann von Stratus. Etwas anders sieht das Sebastian Asendorf von Avinway. Seiner Ansicht nach bietet ein Umzug die einmalige Chance, um eine Konsolidierung der IT-Landschaft sowie eine Optimierung der Infrastruktur vorzunehmen. „Um das Wissen des Infrastrukturteams zu sichern, sollten dabei möglichst viele Aufgaben von der eigenen Mannschaft vorgenommen werden“, so Asendorf.
    
Ein gutes Gefühl am Montagmorgen

Dass ein Umzug der IT-Landschaft mit großem Aufwand verbunden ist, weiß auch Ursula Ziwey, CIO bei der auf Produktions-, Prozess- und Messtechnik spezialisierten Dürr AG in Bietigheim-Bissingen. „Da zu diesem Thema keine Erfahrung im IT-Team vorlag, haben wir uns mit externer Unterstützung für die Planung und Leitung des Umzugsprojekts verstärkt. Wichtig war, die Experten von Avinway frühzeitig in die Planung einzubinden, so dass Vorbereitungsmaßnahmen und Konsolidierungsschritte rechtzeitig angegangen werden konnten“, so Ursula Ziwey.

Während der Umzugsphase musste die Dürr AG dann die eine oder andere Hürde nehmen. „Neben der großen Arbeitsbelastung im IT-Team waren besonders die Verzögerungen bis zur betriebsfähigen Bereitstellung des neuen Rechenzentrums problematisch“, erinnert sich Ziwey. Zusätzlich haben technische Mängel der neuen Hard- und Software, wie z.B. der Blade Server, erhebliche Probleme verursacht, so dass man einzelne Optimierungsmaßnahmen zurückstellen musste. „Nur durch unsere Strategie, am neuen Standort schrittweise vorab in ein Interims-Rechenzentrum zu ziehen, konnten wir diese Verzögerungen auffangen und den Zieltermin punktgenau halten“, erklärt Ursula Ziwey.

Alles in allem gab es während des IT-Umzugs nur wenige ungeplante Ausfallzeiten. „Es gab kurze und mit den Anwendern abgestimmte Unterbrechungen, wenn einzelne Services umgezogen wurden. Der Umzug der Filesysteme fand gleichzeitig mit dem Umzug der Mitarbeiter an einem Samstag statt, so dass auch hier die Service-Unterbrechungen marginal waren. Die uneingeschränkte Verfügbarkeit der IT-Systeme am Montagmorgen nach dem Umzug war ein schöner Erfolg“, blickt Ursula Ziwey zurück.

Nicht nur bei der Dürr AG, sondern auch bei der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns (KVB) in München stand in der Vergangenheit ein Umzug der IT-Landschaft an. Dabei hatte zunächst die detaillierte Bestandsaufnahme der IT-Landschaft inklusive Systemabhängigkeiten und Datenflüsse oberste Priorität. „Der nächste Schritt bestand in der Gestaltung einzelner zusammenhängender Umzugsblöcke, die jeweils an einem Wochenende ablaufen sollten. Somit wurde der Gesamtumzug entzerrt und Puffer für eventuell auftretende Probleme geschaffen“, erläutert Andrea Dötsch (siehe Foto oben rechts), Systemarchitektin bei der KVB. Wichtig waren hierbei die im Vorfeld regelmäßig abgehaltenen Statusmeetings, so dass auch die beteiligten Techniker zu jedem Zeitpunkt wussten, was wann zu liefern war und wie der Umzug ihres Teilbereichs ablaufen sollte.

Der Planungszeitraum umfasste bei der KVB rund sechs Monate, wobei ein interner sowie ein externer Mitarbeiter in Vollzeit mit der Vorbereitung beschäftigt waren. Hinzu kam die Zuarbeit der jeweiligen Fachabteilungen. „Zusätzliche Unterstützung erhielten wir seitens des IT-Dienstleisters Junctim, der die Detailplanung und Projektsteuerung des Umzugs übernahm und somit die Schnittstelle zwischen allen internen und externen Beteiligten bildete“, berichtet Andrea Dötsch.

Aufgrund der intensiven Vorbereitung lief der eigentliche IT-Umzug bei der KVB reibungslos. Eine Woche vor dem Umzug sowie direkt vor dem Abschalten führte die KVB detaillierte Hardwareprüfungen durch, um die Funktionsfähigkeit – auch im Hinblick auf Gewährleistungen – sicherzustellen. Ferner konnten auftretende Defekte noch rechtzeitig vor dem Umzug behoben werden. Doch damit nicht genug ergriff man laut Andrea Dötsch weitere Maßnahmen: „Zusätzlich haben wir natürlich sämtliche SLAs für die Hardware entsprechend erhöht und für kritische Systeme wurden beim jeweiligen Hersteller Ersatzteile bzw. Ersatzsysteme vorgehalten. Beim Transport wurde speziell auf die Ausstattung des Spediteurs geachtet. Redundante Hardware wurde auf getrennten Routen auf mehrere LKWs oder Fuhren verteilt transportiert.“ <


Tipps für den IT-Umzug

Ursula Ziwey, CIO bei der Dürr AG in Bietigheim-Bissingen, rät IT-Verantwortlichen, die vor einem Umzug ihrer IT-Landschaft stehen:

• Planen Sie rechtzeitig voraus.
• Setzen Sie auf erfahrene, externe Unterstützung für die Planung und das Management des Umzugs.
• Gehen Sie schrittweise vor, anstatt alles auf einen Termin zu setzen.
• Nutzen Sie die Chance zu konsolidieren, aufzuräumen und zu dokumentieren. Eine bessere Gelegenheit findet sich so bald nicht wieder.

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