Automatisierte Rechnungsprüfung

Die Cormeta AG hat eine Schnittstelle zur ene’t-Datenbank der gültigen Netznutzungstarife entwickelt. Durch diese Anbindung lassen sich die Einzelpreisbestandteile der Netznutzungsrechnung mit den aktuellen Tarifen vergleichen. Die Schnittstelle ist Teil einer auf SAP basierenden Softwarelösung, die den gesamten Prozess der Rechnungseingangsprüfung automatisieren soll.

Mit der Liberalisierung des Energiemarktes steigt die Wechselbereitschaft der Verbraucher – und damit für den Versorger der Aufwand bei der Rechnungsprüfung. Denn er muss nicht nur kontrollieren, ob Zählerpunkt, Kunde und die Abnahmemenge korrekt sind, sondern auch die Netznutzungsentgelte (NN). Fakt ist, dass im Zuge des Wettbewerbs die Menge der zu prüfenden Fakturen steigt. Für ein EVU, das bundesweit in jedes Netz liefert, bedeutet das eine immense Datenflut, die manuell kaum zu beherrschen ist. Die Bundesnetzagentur hat deshalb die Netzbetreiber verpflichtet, ausschließlich das Edifact-Format Invoic zu verwenden, um dem Netznutzer die elektronische Rechnungsprüfung zu ermöglichen.

Für die Bereitstellung der NN-Entgelte hat sich die ene’t-Datenbank als Standard etabliert. In ihr sind die Preise aller deutschen Netzbetreiber sowohl für Gas als auch für Strom gespeichert und werden permanent aktualisiert. Durch eine Anbindung an ene’t lassen sich die NN-Tarife automatisiert ins Abrechnungssystem IS-U überführen und speichern. Der Versorger soll damit die Möglichkeit haben, die Einzelpreisbestandteile aus der NN-Invoic des Netzbetreibers mit den aktuellen Preisen zu vergleichen. Der Vorteil für ihn liegt hierbei in der regelmäßigen Aktualisierung der Entgelte, so dass er bei entsprechender Ausprägung seines IT-Systems stets eine aktuell gültige Prüfgrundlage für die Kontrolle der Rechnungen zur Hand hat. Die ene’t-Datenbank hat sich hierbei als zuverlässige Datenquelle für Versorgungsunternehmen erwiesen.

Prüfung in mehreren Schritten

Die Cormeta AG bietet eine Softwarelösung, die den gesamten Prozess vom Empfang über die Identifikation bis hin zur Verbuchung und Ausweisung auf der Kundenrechnung automatisiert abdeckt. Sie basiert auf SAP IS-U. Die Prüfung soll dabei mehrere Schritte umfassen, deren Reihenfolge innerhalb des Prozesses variiert werden kann: Identifikation der Faktura, formale Prüfung, Datenübernahme, inhaltliche Prüfung und Vergleich der ene’t-Daten mit den Beträgen aus der Rechnung. Auch die Evaluierungskriterien lassen sich individuell festlegen, beispielsweise Zählerpunkt, Name, Adresse des Verbrauchers, abgerechnete Mengen und Abrechnungszeiträume.  Anhand dessen entscheidet das System, so heißt es, welche Fakturen bereits bei der formalen Prüfung abgelehnt werden. Die NN-Entgelte werden per Schnittstelle in eigens dafür entwickelte IS-U-Tabellen innerhalb des Abrechnungssystems importiert.

Prozesse im Überblick

Der Upload der Daten kann täglich, monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen und soll sich auch manuell anstoßen lassen. Das System prüfe jede Rechnung daraufhin, ob die zu Grunde gelegten NN-Tarife mit den ene’t-Daten übereinstimmen. Es verifiziert die Preise nicht nur auf den Netzbetreiber bezogen, sondern auch auf die jeweils abgerechneten Produkte. Bei Abweichungen wird der Posten automatisch ausgesteuert und im IS-U-System als offener Vorgang angezeigt. Der Sachbearbeiter muss ihn nun manuell überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Der Vergleich der Rechnungsbestandteile mit den veröffentlichten Preisen der Netzbetreiber erfolgt vor der Überführung der Rechnung in die Buchhaltung.

Rundungsfehler sind beherrschbar

Bei Cormeta umfasst die Rechnungseingangsprüfung mehr als nur die Verifizierung der Netznutzungsentgelte. Entspricht beispielsweise jeder Teilbetrag der Rechnung der vorgeschriebenen Formel: Menge x Preis = Betrag? Anschließend wird das Ergebnis mit dem in der Faktura übermittelten Betrag verglichen. Hier soll sich eine weitere Stärke der Lösung zeigen: Die Genauigkeit des Vergleichs lässt sich durch entsprechendes Customizing selbst bestimmen. Somit sind Rundungsfehler beherrschbar.

Auch die Plausibilität der Gesamtsumme wird überprüft. Fällt die Prüfung positiv aus – unter Berücksichtigung von vorher festgelegten Toleranzen –, wird die Rechnung auf die Anlagefakten der entsprechenden Lieferanlage fortgeschrieben. Durch die Fortschreibung der Rechnungsdaten auf Anlagefakten werden die Daten zeitscheibengenau gespeichert, heißt es, und für weitere Arbeitsschritte bereitgehalten. Bei korrekter Prüfung der Daten werden die Rechnungen bis ins Fi-CA verbucht. Auch ein Storno der Rechnungsdaten auf den Anlagenfakten sei möglich.

Irrläufer haben keine Chance

Implementierungsdauer und Lizenzpreis der Cormeta-Lösung sollen, gemessen an ihrer Komplexität, sehr günstig sein. Die durchschnittliche Einführungsdauer liegt laut Anbieter bei 25 Tagen. Im Lizenzumfang sei u.a. ein Musterformular mit allen gängigen Tarifen einschließlich der NN-Entgelte enthalten. Das Versorgungsunternehmen spart sich dadurch die aufwändige Programmierung für die entsprechenden Tariftabellen. Zudem soll das System in der Lage sein, bei aggregierten Rechnungen „Irrläufer“ herauszufiltern, ohne dass gleich die gesamte aggregierte Rechnung abgelehnt wird. Kann eine Faktura aus der Sammelaufstellung eines Lieferanten nicht zugeordnet werden – weil beispielsweise Zählerpunkt oder Abnahmestelle nicht stimmen –, wird sie aus dem weiteren Prüfungsprozess herausgenommen und an den Lieferanten als Reklamationsavis (REMADV) elektronisch übermittelt.

Das Add-On basiert auf SAP und bietet damit dem Anwender ein hohes Maß an Investitionssicherheit. „Unsere Lösung ist ein ausgereiftes Produkt, das ständig weiterentwickelt wird“, sagt Klaus Nitschke, Bereichsleiter IS-U/CRM bei der Cormeta AG. „Ein Versorgungsunternehmen profitiert somit von den neuesten Technologien und Features im SAP-Umfeld.“ Eingeschlossen sei ein detaillierter Pflegevertrag. So übernehme das Ettlinger Softwarehaus u.a. die Anpassungen an die Artikelnummern, Änderungen an den Anlagefaktenstrukturen sowie Modifikationen, die aus Gesetzesänderungen resultieren. Einige Versorgungsunternehmen arbeiten bereits mit dem Add-On, darunter die Stadtwerke Gießen, wo es seit vier Jahren in der Stromsparte zum Einsatz kommt.

www.cormeta.de