IT-Einkauf: Die Realisierungsphase

Von: Jürgen Beckers, Gerry Wallner

Haben Anwenderunternehmen die Ziele des Softwarekaufs herausgearbeitet und einen passenden Anbieter gefunden, beginnt die Umsetzungsphase. Um eine Software erfolgreich einzuführen, kommt es vor allem auf verschiedene Schritte an, die im Folgenden skizziert werden.

Entscheidend ist zunächst, dass Anwenderunternehmen das Projekt sorgfältig planen. Um den Projektfortschritt jederzeit überwachen zu können, empfiehlt sich bei industrieller Standardsoftware die Einteilung in vier Phasen: Projektplanung, Umsetzung, Testing und Betriebsübergabe. Für jede Etappe sind die zentralen Aufgaben und Meilensteine zu identifizieren und in weitere messbare Arbeitspakete zu gliedern. Diese Struktur hilft dabei, die personellen und technischen Ressourcen in Einklang zu bringen und die Arbeitsaufträge an konkrete Termine zu binden. Zudem werden komplexe Anforderungen übersichtlicher, und die Beteiligten können Abhängigkeiten von einzelnen Projektschritten sofort erkennen.

Die Pakete werden übersetzt, formalisiert und miteinander in Beziehung gesetzt – lückenlose Dokumentation und Nachvollzug inklusive. Auf diese Weise wird der "kritische Pfad", der alle Arbeitsgänge miteinander verbindet, transparent. Allerdings kann es auch bei guter Planung zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen – etwa wenn Mitarbeiter krank werden und sich nicht kurzfristig ersetzen lassen, oder wenn die Server, auf denen die Software implementiert werden soll, zu spät geliefert werden. Für solche Unwägbarkeiten sollte man bei der Projektplanung Zeitpuffer einkalkulieren. Ansonsten ist die Erstellung des detaillierten Projektplans Sache des Anbieters – sofern ihm der Vertrag das Projektmanagement zuschreibt und die geforderten Einzelheiten und Planungsformate sowie den Planungszyklus vorgibt.

Entscheidend ist zudem, dass der Projektplan mit dem Vertrag im Einklang steht. Vor allem bei komplexen Einführungen sollte der Plan zudem regelmäßig an den jeweiligen Projektfortschritt angepasst werden. Ist der aktualisierte Plan nicht mehr vertragskonform, haben die Anwender zwei Möglichkeiten: Entweder sie widersprechen unverzüglich, oder sie einigen sich mit dem Anbieter schriftlich auf den geänderten Projektplan inklusive der sich daraus ergebenden Konsequenzen. Wichtig zu wissen: Widerspricht der Kunde dem Projektplan nicht, obwohl er in wichtigen Punkten vom Vertrag abweicht, kann dies juristisch als stillschweigende Zustimmung zu einer Vertragsänderung gewertet werden.

Effiziente Projektorganisation

Wie gut die Umsetzung gelingt, hängt auch von der internen Koordination ab. Angesichts vielfältiger Aufgaben und Informationen empfiehlt es sich, ein dediziertes Projektteam zusammenzustellen. Koordiniert und gesteuert wird es vom Projektleiter, der zudem als zentrale Schnittstelle zum Anbieter dient und die Umsetzung der vertraglichen Anforderungen überwacht. Ansonsten sollte das Team je nach Umfang des Vorhabens aus einem dem Projektleiter zugeordneten Mitarbeiter, einem Lenkungsausschuss, einem IT-Controller sowie einem Juristen bestehen, der die Einhaltung des Vertrags überwacht und juristische Fragen klärt.

Das Projektteam legt auch das Eskalationsmanagement fest: Wer sind weitere Stakeholder, die es regelmäßig zu informieren gilt? Wie wird das vertraglich vereinbarte Eskalationsverfahren für strittige Fragen umgesetzt und welche Vorstufen gibt es? Solche Absprachen machen den Projektstatus transparent und tragen damit maßgeblich zur Akzeptanz der Softwareeinführung im Unternehmen bei.

Umgang mit Änderungen

Änderungen im Projektverlauf lassen sich kaum vermeiden. Viele IT-Projekte scheitern jedoch an der unsachgemäßen Bearbeitung der Change Requests. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten das Anwenderunternehmen alle Änderungen schriftlich dokumentieren und sich auf ein formalisiertes Change-Request-Verfahren stützen, das nicht nur im Vertrag verankert ist, sondern auch gelebt wird. Dabei gilt: Formulieren Sie alle Abweichungen vom geplanten Projektverlauf schriftlich!

Die Einführung einer komplexen Software steht im Spannungsfeld zwischen Funktionen, Zeit, Kosten und Qualität. Daher sollte man diese Parameter während des Projekts regelmäßig kontrollieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Probleme erst wahrgenommen werden, nachdem Einführungstermin und Budget bereits überschritten sind. Auch wenn das Projektmanagement laut Vertrag Sache des Auftragnehmers ist: Durch ein eigenes Controlling stellen Sie sicher, dass Zeit- und Kostenvorgaben eingehalten, die richtigen Collaboration-Tools verwendet und Updates rechtzeitig kommuniziert werden.

Während des Projektverlaufs werden viele Dokumente ausgetauscht, da verliert man leicht den Überblick über getroffene Absprachen. Die entsprechenden Details – etwa nach welchem System Informationen dokumentiert und archiviert werden, wie bestimmte Dokumente zu benennen und Ergebnisse zu präsentieren sind und welches Dateiformat Grafiken und Projektpläne haben sollen – sollten die Anwender daher schon bei Projektbeginn festlegen. Auch die Konfiguration der Software sowie kundenspezifische Anpassungen sind umfassend zu dokumentieren und archivieren. Nur dann können die für die Wartung zuständigen externen Mitarbeiter bei Problemen nach der Einführung – etwa beim Einspielen neuer Releases – nachvollziehen, welche Einstellungen und Anpassungen zuvor an der Software vorgenommen wurden (siehe Kasten).

Vor der Inbetriebnahme sollten Anwender nochmals prüfen, ob die Software allen vertraglichen Anforderungen gerecht wird. Allerdings kommt bei der Einführung von Standardsoftware mit dauerhafter Nutzungsrechteinräumung in der Regel das Kaufrecht zur Anwendung, das keine Abnahme vorsieht. Anspruch auf einen Abnahmetest hat man daher nur, wenn dies explizit vertraglich vereinbart ist.

Die Autoren: Jürgen Beckers ist Gründungspartner der Kanzlei Rechtsanwälte BDH; Gerry Wallner ist Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Beck et al Services.