Pro & Contra: PDF/A zur Langzeitarchivierung?

Carsten Heiermann, Geschäftsführer bei Luratech Europe, und Jörg Rogalla, Bereichsleiter ECM bei C1 Solutions, erklären, warum sich der PDF/A-Einsatz zur Langzeitarchivierung durchsetzen wird – oder auch nicht.

Pro:
Ein entscheidender Vorteil von PDF/A ist die universelle Einsatzfähigkeit. Sowohl für gescannte Dokumente als auch für vektorisierte Dateien oder Ausgangspost, Office-Dokumente und CAD-Zeichnungen kann einheitlich PDF/A genutzt werden. Wir gehen deshalb davon aus, dass sich PDF/A als langfristiges Archivierungsformat über kurz oder lang durchsetzen wird.

Anwender profitieren von zahlreichen Vorteilen: Im Vergleich zu Tiff-Dateien sind PDF/A-Dateien volltextfähig und beinhalten Metadaten. Hinzu kommt, dass PDF/A-Dateien auch bei Farbdokumenten vergleichsweise klein bleiben. Spätestens bei der Volltextrecherche werden einige Kritiker wach: Warum nicht die Dokumente in ihrem herstellerspezifischen Format ablegen, dann kann man in ihnen doch auch recherchieren? Zweifelsohne ist das richtig, aber: Es geht bei PDF/A um die Langzeitarchivierung von Dokumenten, also über einen Zeitraum von zehn Jahren und darüber hinaus.
Werden die Dokumente in dem nativen, von der Anwendungssoftware generierten Format abgelegt, muss die Software samt Betriebssystem weiterhin vorgehalten werden, damit die Dateien lesbar bleiben. Die Branche spricht hier von der »musealen« Instandhaltung veralteter Geräte und Programme. Nutzt man in seinem Archiv ausschließlich das PDF/A-Format, so gibt es keinen Format-Zoo. Der Vorteil: Die Anwender benötigen nur einen Viewer, um sich Office-Dokumente, Bilder, E-Mails und andere Formate anschauen zu können. Das entlastet die Administratoren sowie das Budget für Lizenzen und Schulungen. <

Kontra:
Die Langzeitverfügbarkeit elektronischer Dokumente wird seit mehr als 20 Jahren intensiv diskutiert. Nun hat am 28. September 2005 die Internationale Organisation für Standardisierungen (ISO) einem neuen Standard für die Regelung der Archivierung elektronischer Dokumente zugestimmt: ISO-19005-1 – Document Management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Dieser scheint auf den ersten Blick die optimale Lösung für alle Formatfragen zu sein. Bei kritischer Betrachtung gilt es jedoch, auf einige Details einzugehen:
– Der Hersteller Adobe hat inzwischen das gesamte Portable Document Format als Standard bei den entsprechenden Organisationen angemeldet. Warum muss es dann noch einen besonderen PDF-Standard für die Archivierung geben?
– Basis für PDF/A-1 ist die recht alte PDF Ref. 1.4 entsprechend der Version 5.0 des Adobe Acrobat. Damit kann es zu Schwierigkeiten bei der Anzeige dieser Dokumente mit den aktuellen Versionen des Readers kommen. Zurzeit arbeitet das technische Komitee an einem neuen Teil des Standards: ISO 19005-2, Part-2 (PDF/A-2) mit einer aktuelleren PDF-Referenz.
– Es gibt zunehmend gesetzliche Anforderungen, Daten in maschinell auswertbarer Form zu archivieren. Diese ist bei Ausgabe in Standard-Drucklistformaten in der Regel sichergestellt, bei einer Wandlung in PDF/A geht diese verloren.
Der Einsatz von PDF/A-1 allein löst die komplexe Problematik der Langzeitarchivierung also nicht. Jedes Unternehmen muss weiterhin eine ganzheitliche Strategie für diese Aufgabenstellung entwickeln. <