Mehr Flexibilität und Kundennähe

Von: Mechthilde Gruber

Bei der Samson AG werden monatlich rund 150.000 Dokumente vollautomatisch archiviert.

> Überall da, wo Dinge im Fluss sind, wo Dämpfe, Gase oder chemische Substanzen zuverlässig zu messen und zu regeln sind, verlassen sich namhafte Firmen auf Geräte und Systeme der Samson AG. Ihr Einsatzfeld reicht von der Heiz-, Klima- und Lüftungstechnik bis zur Anwendung in der Großchemie, etwa bei BASF oder Degussa.
Kundennähe und Flexibilität – besonders bei der Fertigung kundenspezifischer Lösungen – zählt der deutsche Hersteller für Mess- und Regeltechnik zu den wichtigen Schlüsselfaktoren seiner fast hundertjährigen Erfolgsgeschichte. Um dies sicherzustellen ist man nicht nur auf großes ingenieurtechnisches Know-how und eine leistungsfähige Produktion angewiesen. Auch die Ansprüche an Verwaltung und EDV-Abteilung sind hoch. In den letzten Jahren entwickelten sich die ausufernden Papierarchive im Unternehmen zum Problem. Allein in der Vertriebsabteilung werden täglich rund 15.000 Belege selbst erzeugt, die ausgedruckt und archiviert werden mussten. In den Büros sammelte jeder seine Unterlagen in einem eigenen Archiv, ein zentrales Papierarchiv war in mehreren Kellerräumen untergebracht, ältere Belege waren in Gitterboxen ausgelagert. So war der Aufwand sowohl für die Ablage, besonders aber für die Recherche sehr hoch. Benötigte eines der Verkaufsbüros Informationen über einen Vorgang, mussten die Unterlagen gar auf dem Postweg hin- und hergeschickt werden. So war auch nicht garantiert, ob die Akten tatsächlich aktuell und vollständig waren.

75 Prozent Papier gespart

Schon 1996 versuchte man bei Samson die Papierflut einzudämmen, indem sämtliche Ausgangsrechnungen, später auch die Eingangsrechnungen elektronisch archiviert wurden. »Den Durchbruch erzielten wir jedoch erst mit dem Einsatz von DocuWare Ende 2004«, erklärt Uwe Löffler, Leiter für IT-Organisation bei Samson. Das Dokumentenmanagement-System (DMS) wurde zusammen mit dem neuen ERP-System IFS Applications im Vertrieb und einigen organisatorischen Änderungen im Unternehmen eingeführt. Löffler berichtet: »Alle Belege, die wir im Vertrieb selbst erzeugen, werden seither nur noch im Original für den Kunden ausgedruckt und gleichzeitig sofort im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Die bisherigen Kopien entfallen.« Damit hat das Unternehmen seinen enormen Papierverbrauch in kurzer Zeit um 75 Prozent reduziert: von bis zu 15.000 auf nicht mehr als 4.000 Blatt Papier am Tag. Platzmangel und hoher Papierverbrauch waren jedoch nicht die einzigen Argumente für die DMS-Einführung. »Wir wollten eine zentrale Sammelstelle aller Dokumente für sämtliche verschiedenen Standorte in ganz Deutschland«, betont Uwe Löffler. Lange Suchvorgänge sollten damit in Zukunft vermieden werden, ein schneller Zugriff auf aktuelle Informationen und eine hohe Verfügbarkeit aller Dokumente sollten garantiert sein. Die Entscheidung fiel nach einer Vorführung der DMS-Lösung durch den DocuWare-Partner WJ&P Systemhaus. Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte, wichtige Kriterien waren für IT-Entscheider Löffler besonders die Zukunftssicherheit der Softwarelösung und die jahrelange bewährte Zusammenarbeit zwischen der Samson AG und dem Mannheimer Systemhaus. DocuWare wird seit Ende 2004 in Deutschland unternehmensweit mit einer Betriebsstättenlizenz eingesetzt, sowohl in der Zentrale in Frankfurt als auch in allen Ingenieur- und Vertriebsbüros. Damit kann jeder PC-Arbeitsplatz mit einem Concurrent Client für den DMS-Zugriff ausgestattet werden. Das System ist auf einem Windows-2003-Server mit Oracle-Datenbank installiert. Als Speichermedium dient ein Storage-Network. Die Daten werden außerdem auf DVDs in einer Jukebox abgelegt. An zusätzlicher Hardware wurden 40 Fujitsu-Siemens-Scanner der SnapScan-Serie angeschafft. Die Dokumentenmanagement-Lösung (Soft-, Hardware und Dienstleistung) amortisierte sich innerhalb kürzester Zeit.

150.000 Belege monatlich

Bei Samson arbeiten heute deutschlandweit rund 500 Mitarbeiter regelmäßig mit dem DMS. Die Implementierungsphase verlief zügig und problemlos, erinnert sich Uwe Löffler. Die Software ließ sich einfach in das ERP-System IFS Applications einbinden, die Mitarbeiter können aus der kaufmännischen Software heraus direkt auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Das gilt auch für die Außenstellen, die über eine VPN-Verbindung an das Netzwerk angeschlossen sind. Sämtliche Dokumente, die aus der ERP-Anwendung kommen, werden automatisch archiviert. Eingehenden Kunden- und Lieferantenbelege, etwa Eingangsrechnungen oder Auftragsbestätigungen, werden mit einem Barcode versehen, gescannt und ebenfalls dem Dokumenten-Pool übergeben. Rund 150.000 Belege werden monatlich elektronisch archiviert, das sind circa acht Gigabyte an abgelegten Daten.

Hohe Akzeptanz

Die Mitarbeiter haben den zentralen Dokumenten-Pool schnell akzeptiert. Sie sehen vor allem den Vorteil des bequemen und schnellen Zugriffs vom eigenen Arbeitsplatz aus. Das DMS wird heute in allen Unternehmensbereichen genutzt, vom Vertrieb, Einkauf und Verwaltung bis zur Produktion. Im Vertrieb z.B. stellen äußerst differenzierte Kundenaufträge hohe Anforderungen an die Mitarbeiter. Diese legen sämtliche Dokumente zu einem Auftrag in einer elektronischen Vertriebsakte ab, etwa Kundenbestellungen, Berechnungsblätter, E-Mails oder Dokumentationen. Bei Nachfragen eines Kunden liegen auf Knopfdruck die kompletten Unterlagen vor, Unstimmigkeiten können so schnell geklärt werden.

Schnelle Rechnungsprüfung

Zurzeit wird bei Samson auch das von der DocuWare AG zertifizierte Workflow-System JobRouter integriert. In einem ersten Einsatz sollen damit die Durchlaufzeiten für die Rechnungsprüfung erheblich reduziert werden. Sobald eine Eingangsrechnung gescannt und im Dokumenten-Pool archiviert ist, startet automatisch ein Workflow. Der zuständige Sachbearbeiter in der Rechnungsprüfung bekommt die archivierte Rechnung sofort auf seinen Bildschirm und kann nach Abgleich mit den Bestell- und Wareneingangsdaten entscheiden, ob diese gleich bezahlt oder den Fachabteilungen zur Prüfung vorgelegt wird. Über den JobRouter wird der Bearbeitungsweg genau definiert und überwacht. In den Fachabteilungen müssen die Sachbearbeiter innerhalb einer vorgegebenen Zeit die Rechnung abzeichnen, sonst wird eine Erinnerungs-Mail geschickt. Mit dem integrierten Dokumenten-Workflow wird sich nicht nur die Qualität dieses abteilungsübergreifenden Arbeitsablaufs verbessern, meint Uwe Löffler. Im gesamten Unternehmen sei der Informationsfluss transparenter und erheblich schneller geworden. <