Claus Fischer, Technogroup

Interview mit Claus Fischer, Geschäftsführer Technogroup IT-Service GmbH in Hochheim

Claus Fischer, Geschäftsführer der Technogroup IT-Service GmbH

IT-DIRECTOR: Was sollten IT-Verantwortliche bei der Planung und Durchführung eines Umzugs ihrer Unternehmens-IT bzw. ihres Rechenzentrums vor allem beachten?
Claus Fischer: Umzüge von Rechenzentren bedürfen einer sorgfältigen Planung und sind eine Aufgabe für erfahrene Spezialisten mit langjähriger Projekterfahrung. Der Kunde erwartet, dass der Projektmanager die Projektrisiken vorab erfasst, bewertet und im Rahmen des finanziellen Budgets alles zum vereinbarten Termin umsetzt.

Wenn man dabei bedenkt, dass jeder IT-Umzug unterschiedlich ist und seine Besonderheiten hat, wird einem bewusst, welche Anforderungen an den Projektleiter gestellt werden. In einem Projekt hatte das Unternehmen das Ziel, zwei getrennte Rechenzentren mit Datenarchivierungssystem, Netzwerk- und Firewallcluster etc. auf einem Firmengelände als einen Standort zusammenzufassen. Und dies alles mit geringstmöglichen Ausfallzeiten.

Ein erfahrener Projektleiter weiß um die besonderen Herausforderungen, die noch bevor sie auftreten schon gelöst sind. Seien es Bauverzögerungen am neuen Standort, die eine wiederholte Anpassung der Verfahren und Abläufe erfordern oder ein Umzug außerhalb der Arbeitszeit, der parallel zum Umzug von 100 Arbeitsplätzen stattfindet.

IT-DIRECTOR: Welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden?
Claus Fischer: Die Umzugsbibel bei der Technogroup IT-Service GmbH ist das „Umzugshandbuch“. Darin wird der IT-Umzug in die vier Phasen „Allgemein“, „Standort Alt“, „Standort Neu“ und „Geräte und Konfigurationen“ eingeteilt, d.h. es werden alle wichtigen und alle möglichen Informationen abgefragt, erfasst und ausgewertet. In dieser Umzugsbibel werden dann so simple Fragen, wie „Ist ein Stromplan vorhanden?“, oder „Auflistung aller Umzugsteilnehmer?“ beantwortet. Mit diesen Fragen will der Projektleiter im Vorfeld sicherstellen, dass alle für den Umzug notwendigen Informationen vorhanden sind. Oftmals sind es ja die ganz simplen Dinge, die nicht festgestellt oder einfach vergessen wurden und die dann den Zeitplan über den Haufen werfen könnten.

Zum Beispiel müssen Aufzugslasten und Türmaße erfasst werden, denn oftmals steht ein Mainframe schon einige Jahre im Rechenzentrum, am Gebäude wurden Türen und Wände umgebaut und plötzlich müssen noch Maschinen mit einem Kranwagen durch das Fenster befördert werden.

Alle Risiken, die nicht im Vorfeld erkannt werden, führen dazu, dass der Zeitplan nicht eingehalten wird und dies kann zum Produktionsausfall im Unternehmen führen, also zu schwerwiegenden Auswirkungen in Bezug auf Umsatz, Gewinn und Kundenzufriedenheit.

IT-DIRECTOR: Welcher Zeitrahmen sollte für den Umzug angesetzt werden?
Claus Fischer:  Die Verlagerung eines Rechenzentrums ist eine komplexe Aufgabe. Umso wichtiger ist es, Backup- und Notfallpläne in der Schublade zu haben. Zu den nicht planbaren Risiken zählen: Stromausfall, Datenverlust, schlechtes Wetter, das den Umzug beeinträchtigt, Transportschäden, Systeme können nicht hochgefahren und Anwendungen nicht geladen werden. Das sind alles Themen, die zu Verzögerungen führen können.

Es ist daher wichtig vor dem Abbau und dem Umzugsbeginn alle Systeme auf volle Funktionsfähigkeit zu testen und die Verkabelungen und Konfigurationen zu dokumentieren. Dies kostet im Vorfeld oft mehr Zeit als der tatsächliche Umzug.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Ausfallszeiten muss bei einem kompletten ITK-Umzug schlimmstenfalls gerechnet werden?
Claus Fischer: Gewitter ziehen immer auf, wenn der Zeitplan nicht eingehalten wird. Verständlicherweise beginnt dann für alle im Projekt Beteiligten, auch für den Kunden, eine unruhige Zeit.

Damit dies nicht passiert, heißt die Aufgabe: Identifikation von Risiken und Risikominimierung. In der Umzugsbibel liegt die Lösung. Hier müssen im Vorfeld, noch weit bevor der Umzug begonnen hat, alle Unwägbarkeiten identifiziert und beschrieben werden. Nachdem dies abgeschlossen ist, sollte das Team die identifizierten Risiken analysieren, klassifizieren und priorisieren, um sie so zu minimieren. Manche sind eher als gering anzusehen oder sind es nicht Wert, ausführlich erwähnt zu werden. Andere setzen wiederum ein umfassendes Risikomanagement voraus oder können sogar versicherungstechnische Fragen nach sich ziehen.

Am neuen Standort ist immer mit Verzögerungen zu rechnen, daher sollte jede noch so exakte Zeitplanung genügend Puffer für ungeplante Zwischenfälle berücksichtigen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit müssen Fachabteilungen oder gar die Endnutzer in den IT-Umzug eingebunden werden?
Claus Fischer: Der Kunde spielt eine ganz wichtige Rolle, die von vielen unterschätzt wird. Dies beginnt schon mit den Informationen die in der Umzugsbibel erfasst werden. Nur der Kunde kennt die Abhängigkeiten der Fachabteilungen. Hier spielt der Projektleiter den Moderator. Aber der Themenkreis ist ja noch viel größer und Fragen wie: Zeitplanung unter Berücksichtigung möglicher Downtimes, Auswahl und Beauftragung geeigneter Speditionen mit speziellen Fahrzeugen für die Beförderung des IT-Equipments sind nur einige Beispiele, die dazu gehören.

IT-DIRECTOR: Sollte man teure Hardware speziell absichern (z.B. mit besonderer Verpackung, IT-Versicherungen)?
Claus Fischer: Wir fangen viel damit ab, indem wir auf erfahrene und renommierte Transportunternehmen setzen. Die Trucks müssen klimatisiert und luftgefedert sein. Dennoch lassen sich Transportschäden nicht immer vermeiden und das Thema „unsichtbare Transportschäden“ ist ein heißes Eisen. Eine Platte wird stark erschüttert, äußerlich unversehrt, dennoch funktioniert das Gerät am neuen Standort nicht mehr. Daher ist es absolut unumgänglich, eine entsprechende Transportversicherung vor dem Umzug abzuschließen. Wichtig ist natürlich auch das zuständige Wartungsunternehmen im Vorfeld zu informieren.

IT-DIRECTOR: Umzüge bieten oftmals eine Gelegenheit zum Ausmisten – von welchen Altlasten sollten sich IT-Verantwortliche trennen, welche Neuanschaffungen sollten sie tätigen?
Claus Fischer: Mit Sicherheit finden wir immer etwas, das in einem IT-Museum seinen letzten Platz finden könnte. Wichtiger für uns ist allerdings, dass wir nach Abschluss des Umzugs ausführlich analysieren, was reibungslos funktionierte und wo es Verzögerungen gegeben hat. Und wie gesagt, jedes Projekt ist anders und hat seine eigenen Herausforderungen.