Effiziente Projektverwaltung via SaaS

Von: Thorsten Kunz

Im Gespräch mit Wolfgang Schmidetzki, Geschäftsführer der Innovation Gate GmbH, über Business Essentials als Software as a Service

IT-DIRECTOR: Herr Schmidetzki, Innovation Gate ist als Anbieter von Web Content Management-Lösungen ein Begriff. Weniger bekannt ist, dass Ihr Unternehmen seit rund zwei Jahren auch eine SaaS-Lösung namens Business Essentials zur Steuerung von Geschäftsprozessen vermarktet. Wie kam es dazu?
W. Schmidetzki: Innovation Gate startete 1997 als Firma, die Produkte und Dienstleistungen im Umfeld von Lotus Notes / Domino vertrieb. Zur Verwaltung unserer eigenen Businessdaten entwickelten wir daher eine Reihe von Lotus Notes-Anwendungen auch für uns selbst: Kontaktverwaltung, Auftragsverwaltung, Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung. Wir überlegten damals schon, diese Anwendungen als Produkt zu vermarkten. Doch leider standen sie isoliert voneinander und waren nicht miteinander verzahnt. Um einen Überblick zu einem Kunden zu erhalten, musste man in verschiedenen Anwendungen recherchieren und immer wieder suchen. Dabei wurde eine Menge Papier produziert. Die Basistechnologie Lotus Notes bot leider keine brauchbaren Mechanismen, dieses Manko zu überwinden.

IT-DIRECTOR: Also verabschiedeten Sie sich von Lotus Notes?
W. Schmidetzki: Genau. Unabhängig von der Problematik der eigenen Datenverwaltung mit Lotus Notes stellten wir damals unsere Content Management-Produkte auf eine neue technologische Basis. Wir verwenden heute Java auf den Anwendungsservern - eine Technologie, die wesentlich besser für Webanwendungen geeignet ist, als Lotus Notes / Domino. So entwickelten wir uns vom klassischen Notes-Dienstleister zu einem Experten für Webanwendungen, die in der Regel auf unserem selbst entwickelten Java-Business-Server WebGate Any­where basieren. Da lag es nahe, auch die ehemaligen Lotus Notes-Anwendungen auf Basis dieser neuen Technlogie neu zu implementieren. Natürlich lag unser Hauptaugenmerk darauf, das Manko der isolierten Anwendungen zu überwinden und eine Webanwendung zu schaffen, die alle Businesskomponenten nahtlos miteinander verzahnt. Das Ergebnis war Business Essentials. Die Arbeit damit gefiel uns so gut, dass wie beschlossen, dieses Produkt auch anderen Unternehmen als Businesslösung anzubieten.

IT-DIRECTOR: Aber warum als SaaS-Lösung? Sie hätten Ihren bewährten Vertriebsweg doch einfach beibehalten können?
W. Schmidetzki: Wir waren damals bereits mit unserem Rechenzentrum für einige unserer Kunden als Hoster ihrer Website mit der dazugehörigen Hard- und Software tätig. Zudem wollten wir niemandem zumuten, die recht komplexe Setup-Prozedur zu durchlaufen. Unsere Kunden sollten kein eigenes ­Ad­ministrations-Know-how aufbauen müssen, nur um Businessdaten sicher zu verwalten. Das hat sich bewährt: Einer unserer ersten Kunden war die Cassini Consulting GmbH, ein neu gegründetes Beratungsunternehmen mit damals ca. 25 Mitarbeitern. Cassini war darauf angewiesen, direkt nach seiner Gründung produktiv arbeiten zu können und nicht erst eine eigene IT-Abteilung aufbauen zu müssen, Software einzuführen, Infrastrukturthemen und Backupstrategien festzulegen etc. Es sollte von Tag 1 an professionell und produktiv gearbeitet werden können. Sie entschieden sich für Business Essentials und verwalten auch heute noch ihre wesentlichen Geschäftsdaten ohne eigene IT-Gruppe online mit dem Browser – wo immer ihre Mitarbeiter auch gerade im Einsatz sind. Inzwischen sind für Cassini 70 Berater an den Standorten Düsseldorf, Hamburg und Frankfurt aktiv. Unternehmen wie Cassini sind genau die Zielgruppe, die wir ansprechen möchten: Kleine bis mittelgroße ­Dienst­leistungsunternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und wesentliche Teile ihrer IT „outsourcen“ möchten.

IT-DIRECTOR: Fühlen Sie sich da angesichts der vielen Anbieter im diesem Segment nicht als kleiner Fisch im Haifischbecken?
W. Schmidetzki: Ganz im Gegenteil. Die Entwicklung dieser Software hat viel Zeit und Geld gekostet. Deshalb haben auch wir uns vorher gefragt, ob es nicht bereits ein geeignetes Produkt auf dem Markt gibt. Die Antwort darauf lautete aber tatsächlich: Nein, ein Produkt ähnlich Business Essentials gab es seinerzeit nicht und gibt es auch heute nicht. Natürlich gibt es CRM-Lösungen, also Lösungen, die den Vertrieb optimieren sollen. Doch bereits das Wording in diesen Anwendungen ist für viele Benutzer in einem Unternehmen nur schwer verständlich und die Software kaum nutzbar, wenn man „nur“ seine Korrespondenz mit einem Kunden elektronisch ablegen möchte. Außerdem entsteht diese Korrespondenz nicht nur im Vertrieb. Auch Projektmitarbeiter kommunizieren mit dem Kunden, genau wie die Geschäftsführung, der Support und andere. Klassische CRM-Lösungen wären eine Zumutung für diesen Personenkreis. Niemand denkt hier in „Accounts“ oder „Leads“ oder „Opportunities“. Für die Mitarbeiter gibt es „Kunden“, „Ansprechpartner“ und „Vorgänge“ rund um diese Ansprechpartner. Wir waren es gewohnt, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle diese Informationen hatte und das wollten wir auf jeden Fall so beibehalten. Klassische CRM-Lösungen waren also keine Option für uns.
Ähnlich verhielt es sich mit der Auftragsverwaltung. Wir benötigen kein ERP-System. Wir haben keine Artikel zu verwalten und ein Lager haben wir schon gar nicht. Wir möchten aber die Auftragsdaten elektronisch erfassen können, um jederzeit - auch nach Jahren - nachvollziehen zu können, was wir für einen Kunden gemacht haben. Und wir möchten natürlich Rechnungen stellen und den Zahlungseingang verfolgen können. Einfache Aufgaben, für die es leider nur viel zu komplexe Software gibt.  <