Zentrales Vertragsmanagement

Von: Ángeles Galbis

Einfachere Zuordnung der Vertragsbesitzer, besseres Monitoring der ­Kündigungs­termine, erhöhte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter – dies erreichte Kabel ­Deutschland dank des Einsatzes eines ECM-Systems.

> Die Kabel Deutschland GmbH (KDG) ist mit rund neun Mio. Kunden in dreizehn Bundesländern der führende Kabelnetzbetreiber in Deutschland. Das Unternehmen verantwortet die Vermarktung sowie den Betrieb und den Service rund um den Kabelanschluss. In den vergangenen Jahren hat sich Kabel Deutschland auch zunehmend zum Anbieter und Vermarkter digitaler Programmpakete entwickelt. Zur Verbesserung seines Vertragsmanagements suchte das Unternehmen nach einer Lösung für den Aufbau eines zentralen Vertragsarchivs mit ungefähr 14.000 langfristigen Individualverträgen in 27 Fachbereichen bei einer jährlichen Zuwachsrate von ca. 5.000 Verträgen. Eines der wichtigsten Projektziele war es, künftig einfach und schnell übersichtliche Spezialreports erzeugen und abbilden zu können.
Weitere Anforderungen waren die Schaffung eines gemeinsamen Lesezugriffs aller Fachbereiche auf den zentralen Vertragsbestand und damit eine Erhöhung der Transparenz innerhalb des Unternehmens, die Möglichkeit der Bereitstellung von Informationen durch die Fachbereiche, die Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten durch eine Zuordnung von Vertragsbesitzern sowie die eindeutige Abgrenzung von Schreib- und Lesebereichen über alle Fachbereiche und der zentralen Erfassung im Vertragsmanagement. Nicht zuletzt stand die Realisierung einer zeitnahen, vollständigen und richtigen Vertragsübermittlung in das digitale Archiv im Mittelpunkt des Interesses der Projektverantwortlichen.
Kabel Deutschland entschied sich im Jahr 2007 für die Einführung der Vertragsmanagement-Lösung des Berliner ECM-Herstellers Optimal Systems (OS). Die Gesamtleitung des Projektes wurde durch die OS-Geschäftsstelle Süd in Konstanz übernommen. Die Suite für Enterprise Content Management (OS|ECM) bildet die Software-Basis für die Verwaltungslösung OS|“Contract“, einem umfassenden Werkzeug für das Vertragsmanagement: Qualifizierte Vertragsverwaltung, Abbildung von Versionsmanagement sowie von Freigabeprozessen, Unterstützung bei Qualitätssicherung und Produkthaftung sowie die revisionssichere Archivierung aller Daten und Dokumente gehören zu den Merkmalen der Software.
Mit der Lösung werden bei Kabel Deutschland alle langfristigen Individualverträge einheitlich und zentral verwaltet. Die Fachbereiche erhalten einen gemeinsamen Lesezugriff auf den gesamten Bestand, so dass sie jederzeit den Überblick über alle Kündigungsfristen und Zahlungstermine behalten. Besonders schutzwürdige Verträge sind aber weiterhin nur einem kleinen Benutzerkreis zugänglich.
Die speziellen Berichtsfunktionen der ECM-Lösung ermöglichen eine übersichtlichere Darstellung der aktuellen finanziellen Verpflichtungen. Hierfür werden zukünftigen Zahlungen in Bezug auf das gesamte kreditorische Volumen eines Vertrages aufgelistet, wobei die erfassten Kündigungsfristen und -termine miteinbezogen werden. Das Ergebnis ist der Report „Finanzielle Verpflichtungen“, den klassische Rechnungswesen-Software nicht in der Form abbilden können. Einzelrecherchen können schneller und vollständiger durchgeführt werden, und Massenrecherchen lassen sich mit relativ wenig Aufwand fristgerecht zusammenstellen. Durch die einfache Zuordnung von Vertragsbesitzern und das Monitoring der Kündigungstermine ist das Vertragsmanagement im Unternehmen wesentlich effizienter geworden.
Die Basisinformationen eines Vertrages werden als Metadaten hinterlegt. Die Inhalte werden zentral erfasst und gepflegt. Ein Fachbereich wird als Vertragsbesitzer festgelegt, während alle Fachbereiche lesenden Zugriff erhalten. Eine elektronische Kopie des Vertrages wird als Dokument im System abgelegt und ist somit zu jeder Zeit verfügbar. Vertragsrelationen enthalten die Beziehungen zu gegebenenfalls vorhandenen Vorgänger- oder Nachfolgerverträgen, auf die damit direkt zugegriffen werden kann. Alle zusammengehörenden Daten sind unmittelbar miteinander verknüpft.
Kündigungsfristen mit den entsprechenden Kündigungsterminen werden vertragsbezogen zentral erfasst und gepflegt, ebenso die Zahlungstermine mit den vertraglich vereinbarten Mindestzahlungen.
Eine Auswertung der finanziellen Verpflichtungen kann zu künftigen sowie zu vergangenen Betrachtungszeitpunkten erfolgen. Die Ergebnisse (Reports) werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Auf ähnliche Weise werden die zu einem bestimmten Betrachtungszeitpunkt aktuell wirksamen Kündigungsfristen und Zahlungstermine ausgewertet. Die Ergebnislisten oder Reports lassen sich jeweils über die integrierte Exportfunktion für eine weitere Verwendung speichern.
Alle zu Beginn des Projektes formulierten Anforderungen des Unternehmens konnten erfolgreich umgesetzt werden. Das neue System hat inzwischen eine gute Akzeptanz bei den Mitarbeitern gefunden, da das Vertragsmanagement zu einer leichteren Verwaltungsaufgabe geworden ist. „Der Einsatz der Software von Optimal Systems verhilft uns zu großem Transparenzgewinn, weil wir in der Vergangenheit viele verschiedene Vertragsversionen bei den Besprechungen hatten. Durch das Tool können wir eine Vertragsversion für alle gleichzeitig zugänglich machen“, erklärt Jörg-Friedrich Severloh, Leiter Zentrales Vertragsmanagement Kabel Deutschland. Insgesamt gewinnen die Bearbeitungsprozesse seit der Einführung der Lösung deutlich an Transparenz. <